Category Archives: innovation

Hvordan dyrke kommende teknologier i et konsulentselskap

Bilde av ny tech samlingen i CIber

Vi lever i en tid der teknologi som lenge var science fiction plutselig blir en del av hverdagen: Kunstig intelligens (AI), automatisering, roboter, voice user interface (VUI), selvkjørende biler, ansiktsgjenkjenning og så videre har de siste årene gått fra å være på forskningsstadiet til å bli noe som bedrifter i Norge starter å bruke. Vi som er konsulenter er med på prosjekter som digitaliserer manuelle oppgaver og ny teknologi gjør stadig flere oppgaver mulig å digitaliseres.

Jeg snakket med vår fagsjef for Nye Teknologier i Ciber Norge, Raymond Selvik. I denne artikkelen deler jeg hans tanker bak fagområdet Nye Teknologier og hvilke hotte teknologier som kan være verdt å prøve ut.

– Hvorfor kommer det så mye nytt nå?
– Teknologien er i rask endring og endringene skjer fortere enn før. Vi har nå i flere år omgitt oss av teknologier som samler inn store mengder data. De kan være kundedata, brukerdata og sensordata. Data er drivstoffet for kunstig intelligens, spesielt for maskinlæring. Utviklingen innen maskinlæring kombinert med denne mengden data har gjort selskaper som Tesla og Google i stand til å lage selvkjørende biler, eller Amazon i stand til å lage sin revolusjonerende selvbetjente butikk.

– Hvordan ble du interessert i nettopp kunstig intelligens og maskinlæring?
– Jeg har bakgrunn i kybernetikk fra universitetet. Kybernetikk handler om styringssystemer og automasjon– å få ting til å skje av seg selv. I kybernetikk har du to deler: den ene er den klassiske reguleringsteknikken og  prosessteknikken, og den andre er å ta i bruk datateknologi for å automatisere ting. Jeg spesialiserte meg i datadelen og fikk mer og mer interesse for AI gjennom dette perspektivet.

– Hvor mye forkunnskap må man ha for å komme til praksismøter før nye teknologier?
– Nye Teknologier berører alle fagdisipliner og vi ønsker at alle skal være velkommen. Feltet dreier seg naturligvis mye om å bygge software så det er gjerne aller mest aktuelt for .NET og Java-programmerere, men vi prøver å legge oss på et nivå som passer flere. Teknologiene er nye selv for de som driver med programmering, så praksis-workshops starter med introduksjon av teknologien og muligheter, og fortsetter med dypdykk i rammeverk og produkter.

– Dere arrangerte jo nylig en workshop om chatbots. Hvordan gikk det?
– Utgangspunktet var at teknisk avdeling hos en kunde var interessert i å se på muligheter å bruke chatbot som brukerinterface for å føre timer. Så istedenfor å bli påminnet hver uke å gå inn i Excel-arket og føre timer, får man melding fra en bot som stiller noen spørsmål og man gjennomfører prosessen der.

Workshoppen var et tiltak for å starte med prosjektet og introdusere folk til chatbot-verden og utforske mulighetene. Workshoppen handlet ikke bare om chatbot. Foredragsholder fra Microsoft presenterte hele Cognitive Service (Microsoft sin satsning på kunstig intelligens og machine learning) og mulighetene med rammeverket, slik som stemmegjenkjenning, bildeforståelse og kunnskapshåndtering. Vi ble ikke ferdig med boten under workshoppen, men prosjektet er i gang. Praksisen jobber hands-on og med kunder som ønsker å ta i bruk nye teknologier. Målet er å levere Proof-of-Concept-løsning slik at kunden kan evaluere om de ønsker å gå videre med konseptet. Før vi kan begynne å sette oss inn i kundeprosesser og digitale kundereiser så må vi kunne selve kjernen. Hovedfokuset for praksisen er cloud platform, kunstig intelligens og den analytiske biten.

– Hva synes du var mest gøy med workshoppen?
– Det var gøy å se at det kom så mange til en nystartet praksisgruppe, og det var veldig inspirerende for alle å lære hva Microsoft-verktøyene kan gjøre, med fokus på chatbot og kunstig intelligens.

Microsoft er kjent for å være lukket system, men nå har de blitt bedre på å åpne opp og det er mulig å integrere seg mot forskjellige rammeverk og plattformer. Samtidig, så skal ikke vi låse oss i et spesifikt rammeverk. Vi skal se på på flere leverandører som IBM Watson og Google.

Vi jobbet også med chatbot implementasjon: bruk av rammeverket for å sette det opp i Azure og integrere med Microsoft Teams eller Facebook. Alle fikk anledning til å begynne å lage sine egne chatboter og deltakerne fikk mange spennende ideer til hvordan de kunne bruke teknologien.

Emotion recognition with Microsoft tool

Vi gikk også inn på hva som nå er mulig med ansiktsgjenkjenning og så på en applikasjon som kunne gjenkjenne når noen smiler og ta et bilde akkurat da. Applikasjonen forsøker også å gjette folks alder. Det at applikasjoner finner ansikter på bilder er vi jo vant til, men denne teknologien har mange flere muligheter i fremtiden. Det er godt eksempel på hvordan teknologien gir stadig flere muligheter og hvorfor alle trenger å holde seg oppdatert på Nye Teknologier.

Takk til Raymond som ga et overblikk over noen av de tingene som rører seg innen Nye Teknologier. Akkurat nå ser vi mange teknologier som vil åpne helt nye muligheter. Teknologier som stemmestyrte brukergrensesnitt, selvlærende chatbots og autonome kjøretøy er her og er verdt å sette seg inn i.


Tekst: Darija Sapozenkova-Hauge. Bilder: Raymond Selvik. Artikkelen publiseres også på blog.ciber.no


Darija Sapozenkova-Hauge, senior interaksjonsdesinger i Ciber (Experis). blog.darijasart.com
Darija Sapozenkova-Hauge, senior UX konsulent og rådgiver i Ciber Norge.

Hva er tjenestedesign?

Det har vært mye oppmerksomhet rundt tjenestedesign de senere årene. Tjenestedesign er ofte etterspurt hos kundene, men ikke alle er enige om hva en tjenestedesigner skal levere og hva tjenestedesign brukes til. I denne artikkelen kan du lese om:

  • Hva er tjenestedesign?
  • Er tjenestedesign noe nytt eller er det gammelt i ny drakt?
  • Hvem er tjenestedesignere, hva gjør de og hva er deres bakgrunn?
  • Hvilke kvaliteter må man ha for å være en tjenestedesigner?
  • Hvordan fungerer tjenestedesign i praksis?

Jeg lufter problematikken med tjenestedesignerne Theodor Henriksen – tjenestedesigner og faggruppeleder for tjenestedesign i Sopra Steria, Mads Helno Jahren – senior tjenestedesigner og teamleder hos Telenor og Natale Hugvik – senior tjenestedesigner hos Telenor. Theodor, Mads og Natale forteller om sin vei inn i tjenestedesign, metoder, gir eksempler på tjenestedesign-prosjekter og ikke minst – definerer hva tjenestedesign er.


5 TJENESTEDESIGN PRINSIPPER

  1. Brukersentrert: Tjenesten skal oppleves gjennom brukerens øyne. Designet bør starte med brukerinnsikt for å finne problemområder («pain points») og behov. Brukerinnsikt skaffes ved hjelp av blant annet  intervjuer, observasjon og fokusgrupper.
  2. Samskaping: inviter alle de involverte partene; kunder, interne brukere, beslutningstakere og andre interessenter i kartleggingen av dagens og fremtidens tjeneste. Samskaping gir forankring, eierskap og støtte fra det fullstendige økosystemet bak tjenesten.
  3. Helhetlig tankegang: Design tjenesten som en helhetlig opplevelse – på tvers av alle kontaktpunkter og kanaler.
  4. Sekvensering: Tjenesten er som en historie og går i prinsippet gjennom 3 faser: Før tjenesteleveransen, under tjenesteleveransen og etter tjenesteleveransen. For å visualisere tjenestereisen kan man bruke verktøy som rollespill, storyboards, tegneserier, historiefortelling, service blueprint og customer journey canvas (begge er måter å visualisere tjeneste på fra et helhetlig perspektiv).
  5. Bevisføring: Synliggjør tjenester som er skjult for brukeren.

    Eksempel på nr. 3: Holistisk tilnærming og tjenestedesign i organisasjon
    (Mads)
    Apple tenkte tidlig at alle tjenester skulle henge sammen. Det er fordi man har designet på tvers av tjenestene. Men det er mye dyrere, fordi det betyr at alle må forstå Design Thinking metodologien, investere i kompetansen og kulturen for påvirke hverandre. Hvis produktsjefen for iPhone ønsker å gjøre noe annerledes så må han si det på høyt nok nivå til at det skjer på Macen også.


TJENESTEDESIGN

– Det har vært mye buzz om tjenestedesign i de senere år. Hva er tjenestedesign?

(Theodor) Tjenestedesign er en formalisering av noe som har alltid eksistert. Tjenesteutvikling generelt handler om å skape verdi på et eller annet nivå. Det som er synd er at i dag det er teknologien som legger føringer for hva bedrifter tenker at det er lurt å gjøre. Når man setter teknologien i førersetet, mister man det menneskelig og estetiske aspektet.

Design for meg er en måte å jobbe på som involverer fageksperter på ulike områder. Vi bidrar til kommunikasjon mellom disse på en måte som gjør virksomheten jeg jobber for i stand til å oppfylle behovene til de ulike aktørene.

(Mads) Det er viktig å skille mellom «tjenestedesign» som begrep og «design» som begrep. Tjenestedesign er bare en avgrensning av hva du benytter design til. Interaksjonsdesign betyr at du avgrenser arbeidet til interaksjon. Tjenestedesign handler om at du avgrenser designet ditt til en tjeneste. Hvis du designer opplevelsen av hele organisasjonen eller forretningen så kalles det business-design.

Et mer interessante spørsmål er «hva er en designer?»  Det er lettest å forstå design når man skiller det fra kunst, fordi kunst er det kunstneren har lyst til å fortelle til omverdenen, uavhengig av om publikum ønsker det eller ikke, mens design handler om hva som etterspørres. Design er en tenkemåte og en måte å jobbe på for å løse utfordringer. Designeren tar utgangspunkt i brukernes perspektiv og utforsker hva brukeren sliter med i dag og hva de føler bør være bedre. Brukere kan også ha problemer som de ikke opplever som problem, og da er løsningen vanskeligere å selge. Da må bevisstgjøring av at noe er problem være være en del av løsningen.


TJENESTEDESIGNER

– Hvordan bli en tjenestedesigner?

(Theodor) Tjenestedesign er et ungt fagområde og det finnes ikke en vanlig vei ennå. Det vanlige er å komme fra en annet bakgrunn, som for eksempel industridesign.

Jeg begynte utdanning i industridesign på AHO i 2010 og studerte både industridesign og tjenestedesign. I 2013 studerte jeg business innovation ved Milano Polyteknikk og lærte verktøy som gikk på businessaspektet innen design.

(Mads) Min vei er en salatblanding av utdannelser: Bachelor i teknologi, organisasjon og læring fra UiO i 2010 hvor jeg lærte å se individet i grupper og hvordan man samarbeider bedre i organisasjoner. Etter det tok jeg master i informatics: design, use and interaction og master i Knowledge management i Singapore. Knowledge managment handler om hvordan man skaper kultur for innovasjon i en organisasjon. Etter utdannelsen begynte jeg som KAM (Key Account Manager) i et konsulentselskap, noe som ga meg et godt perspektiv på hvordan beslutninger tas i organisasjoner.

Når på den reisen ble jeg designer? Det finnes det ikke et svar på. Jeg har  vært nysgjerrig på hvordan andre mennesker tolker verden og jeg prøver å finne løsninger som kan øke verdien på hvordan mennesker håndterer verden.

(Natale) Jeg har en master i industridesign fra Arkitektur og designhøgskolen i Oslo. Fra 2008 frem til i dag har jeg gjennom ulike type stillinger, prosjekter og kurs vært med på en spennende faglig utvikling og har opparbeidet meg bred erfaring innenfor prosessledelse, design, strategi, omdømme- og merkevarebygging. Jeg holder meg oppdatert på trender innenfor design, metoder, verktøy og teknologiske muligheter. Design som begrep og min rolle som designer endrer seg parallelt som verden endrer seg. Gjennomgående for alle prosjekter jeg jobber med er at prosessen er brukerstyrt, strategi og forretningskrav tas hensyn til og teknologiske muligheter kartlegges.

– Hva er rollen til en tjenestedesigner?

(Theodor) Det er tre byggesteiner i et prosjekt: det økonomiske, det teknologiske og det menneskelige. Designeren skal være ekspert på det menneskelige og på prosesser. Han må anerkjenne viktigheten av de tekniske og økonomiske rammene og merkevarestrategien. Designeren kan ofte være med på å skape en prosjektprosess som gjør at man i stor grad får alle på samme side. Tjenestedesignere har godt av å jobbe med personer som har kunnskap om mennesker som for eksempel sosialantropologer, sosiologer, psykologer og lærere.

Det viktigste jeg har lært i siste året er forventningsstyring: å finne ut hva prosjektet tror jeg gjør.

Hvis jeg kan avdekke det første eller tredje dagen jeg er på prosjektet, så er det mye lettere både for resten av prosjektet å forholde seg til meg og så for meg å forholde med til dem. Da Mads Jahren og jeg skulle inn på et nytt prosjekt spurte vi de andre prosjektdeltagerene: «Hva tror dere at det betyr at en tjenestedesigner kommer inn?»

En av dem svarte: «Jeg tror at vi skal lage et skikkelig sexy salgbart produkt.» Vi svarte at: «Kjempefint, da vet vi at du synes det er viktig. Det er ikke akkurat det min rolle er. Jeg jobber med å sørge for at vi skal lage et produkt som treffer markedet riktig. Jeg skal jobbe sammen med kundene og sammen med dere for å forstå hva slags tekniske muligheter vi har og hvilken strategisk ambisjon vi har.» Så det er ikke slik at vi skal løse hver våre oppgaver, men prosjektet skal løse én felles oppgave. Vi har spisskompetanse om noen ting. Noen er gode på det forretningsmessige, noen er gode på det tekniske, og jeg er ganske god på det menneskelige. Det er mennesker som skal bruke det vi lager og vi trenger å få med deres perspektiv.  

(Natale)  Jeg har en master i industridesign fra Arkitektur og designhøgskolen i Oslo. Fra 2008 frem til i dag har jeg gjennom ulike type stillinger, prosjekter og kurs vært med på en spennende faglig utvikling og har opparbeidet meg bred erfaring innenfor prosessledelse, design, strategi, omdømme- og merkevarebygging. Jeg holder meg oppdatert på trender innenfor design, metoder, verktøy og teknologiske muligheter. Design som begrep og min rolle som designer endrer seg parallelt som verden endrer seg. Gjennomgående for alle prosjekter jeg jobber med er at prosessen er brukerstyrt, strategi og forretningskrav tas hensyn til og teknologiske muligheter kartlegges.

Eksempel på mal til visualisering av kundereise hos Telenor. 1. Enkel kundereise 2. Kundereise med brukerflyt 3. Kundereise med backstage systemer og prosesser. Illustrasjon: Telenor Service Design Lab.
Hva er det vanskeligste med å være designer?

(Mads) – Det å hele tiden skulle snakke med nye folk. Det er kjempeslitsomt å prøve få andre til å føle seg komfortable i en situasjon hvor du møter dem for første gang. Å snakke om usikkerhet og om når brukerne føler at de ikke er så flinke. Men det er også bra å komme ut av komfortsonen i arbeidet sitt.

ROLLE TIL TJENESTEDESIGNER

Tjenestedesigner knytter sammen brukerbehov, forretningsbehov og teknologiske muligheter. Illustrasjon: Darija

TJENESTEDESIGN PROSJEKTER I PRAKSIS, VERKTØY OG METODER

– Hvilke verktøy bruker en tjenestedesigner?

(Theodor)– Av digitale, rent praktiske verktøy bruker jeg Excel, PowerPoint og Adobe-pakken. Excel – til brukerreiser, prosjektplanlegging for sprints og test. Jeg bruker verktøy som andre prosjektdeltagere kjenner til og har selv, slik at de kan ta eierskap i prosessen. Når jeg ønsker å jobbe med en visuell fremstilling, kommunikasjon eller annet som engasjerer, så bruker jeg diverse verktøy, mest Adobe Illustrator. Det er så klart mange metoder en designer benytter seg av, for eksempel brukerundersøkelser, da gjerne kvalitative metoder, samt fasilitering av møter, prosesser og workshops.

– Hvilke metoder har du brukt i et tjenestedesign prosjekt?

(Mads) – La oss ta et eksempel: Hvordan kan en skole få flere studenter.  
Vi starter med å kartlegge hvordan man blir student i dag og hindringer for å søke studentplass. Etter hvert begynner vi å forstå kundegruppen bedre og se trender. Hvis mange for eksempel hører om skolen gjennom Facebook, burde vi forske på måter å bruke Facebook for å verve.

Videre bør vi gå og intervjue potensielle studenter. Vi gjør intervjuene fordi vi ønsker å bli overrasket.

Det kan være 1:1 intervjuer, gruppesamtaler eller fokusgrupper. Man kan også sjekke noe ved å spørre dem som ringer skolen selv. I tillegg kan vi også bestille en uavhengig undersøkelse fra TNS gallup.

Man kartlegger situasjonen slik den er (as is) for å prøve å bli overrasket, for å prøve å finne nye muligheter som ikke dine konkurrenter allerede utnytter. Vi leter etter konkurransefortrinn. Uten konkurransefortrinn, er  forretningsmodellen din bare å ta igjen de andre, og du vil tape til slutt, da kan du bare konkurrere på pris.

De problemstillingene bør du også ta tilbake til brukerne. «Vi antar at dette er et problem, hva tenker du om det? Vi mener at dette er god nok løsning for deg, er du enig i det?» Hvis de er uenige og sier jeg synes dette kunne vært bedre, reviderer du konseptet.

Når vi har bestemt oss for hva vi ønsker å løse, detaljerer vi løsningen. Da går vi helst tilbake til en ‘naiv periode’ – igjen hvor vi prøver å involvere flest mulig kompetanseområder: Hvordan ville du løst det, hva finnes det av ny teknologi, hvordan ser det ut 15 år inn i framtida Slike utforskende spørsmål åpner for større innsikt.

– Er det tungt å drepe ideer man har blitt forelsket i?

(Mads) – Det er det vanskeligste man gjør når man jobbe med innovasjon. Men en av de viktigste kompetansene til en dyktig designer er å fjerne seg nesten helt fra prosessen. De dyktigste designerne tar nesten ingen valg om konseptet.

– Hvilke tjenestedesign-verktøy brukes i hvilke faser av prosjekt?

(Natale) – Helt i begynnelsen av et prosjekt er det nødvendig å kartlegge bestillingen, hva vet vi, hvem er brukeren og hva er problemet til brukeren vi prøver å løse. Jeg bruker ulike metoder i de ulike designfasene for å bedre forstå forretning, strategi, forretningskrav, bruker og teknologiske muligheter. Noen eksempler er Business canvas modellen for å kartlegge kundesegmenter, verdiløfte, kanaler, kunderelasjoner, inntektsstrøm, ressurser, kjerneaktiviteter, partnere og kostnader. Storyboard er en god metode for å beskrive en ide og brukerens behov, intervju en til en, personas som beskriver målgruppen, prototype og geriljatesting.

For å forstå muligheter og begrensinger fra et utviklingsperspektiv bruker jeg visuelle modeller for å illustrere kompleksitet slik at utviklere kan korrigere eller skissere potensielle nye måter å løse utfordringen på.

For å illustrere hele tjenesten og brukeropplevelsen både fra front stage og back stage bruker jeg Service blue print som hjelper hele temaet med å se på hva som må gjøre for å kunne implementere og lansere en tjeneste.

Visualisering for tjeneste, arbeidsprosess. Illustrasjon: Natale Hugvik, Telenor Service Design Lab.

For meg handler det om å ha overblikket og se alle detaljene for å utvikle en helhetlig brukeropplevelse. For å kunne sette opp og gjennomføre en smidig prosess er det helt nødvendig å forstå det tverrfaglige teamets ulike faglige metoder, begreper og tilnærminger. Prosessen må involvere alle aktørene som er nødvendig for å kunne utvikle og realisere tjenesten.


Etter å snakke med dyktige tjenestedesignere og selv jobbet med tjenestedesign, forsøker jeg å definere fagområdet:

En tjenestedesigner forstår behovet og forventningene, starter med det viktigste først, setter seg inn i problemstillingen og validerer kunnskapen sin med andre fagdisipliner. Jobben til en tjenestedesigner omfatter et større bilde – ikke bare vedkommendes eget fagfelt, men hele organisasjonen og brukerne som skal få verdi av resultatene.

Prøv å sette inn ditt eget fagområde istedenfor «tjenestedesigner». Kjenner du deg igjen i beskrivelsen? Mange fagdisipliner kan si det samme: virksomhetsarkitekter, forretningsutviklere, UX, art directors, prosjektledere, grafiske designere eller programmerere. Tjenestedesign har tatt eierskap til problemer som ikke hadde tilstrekkelig fokus, bygget en metodologi, samlet verktøy og funnet økt verdi  i prosjektleveransene fra et tydelig ståsted: Service Design Thinking. Verktøyene tjenestedesign har kultivert kan brukes av de fleste profesjoner og uansett hvilken rolle du har i et prosjekt kan du finne nyttige ideer fra tjenestedesign.


NYTTIGE LENKER OM TJENESTEDESIGN PÅ NETT:


GJØR DET SELV

  • 1. Enkel metode for tjeneste innovasjon AT-ONE. www.service-innovation.org – her finner du mer info og malene som er presentert under.
Mal for konseptbeskrivelse fra AT-ONE metoden. Merk at verdi for kunden står som separat punkt – brukerorientert tilnærming er viktig. Illustrasjon: AT-ONE.

Template. Illustrasjon: UX for the masses

Illustrasjon: Paul Boag (boagworld)

Tekst: Darija Sapozenkova-Hauge. Illustrasjoner og foto: Darija, Telenor Service Design Lab, Natale Hugvik, UX for masses, Paul Boag; foto: privat. Artikkelen publiseres også i Typografiske Meddelelser (TgM) – et fagblad utgitt av Oslo grafiske fagforening. Takk til Eva-Lill Bekkevad og Kristin Mulleng Sezer for korrekturlesing.


Theodor Henriksen – tjenestedesigner og faggruppeleder for tjenestedesign i Sopra Steria.
Mads Jahren portrett
Mads Helno Jahren – senior tjenestedesigner og teamleder hos Telenor.
Natale Hugvik portrett
Natale Hugvik – senior tjenestedesigner hos Telenor.
Darija Sapozenkova-Hauge, senior interaksjonsdesinger i Ciber (Experis). blog.darijasart.com
Darija Sapozenkova-Hauge, senior UX konsulent og rådgiver i Ciber Norge.

Drømmer du om å skape en konferanse?

Jeg er heldig som enkelt kan få tak i Johannes Brodwall for å bli inspirert – og alltid lære mye nyttig. Johannes kickstarter en ny konferanse denne høsten og jeg vil snakke om akkurat det – hvordan starter man en konferanse; hvordan skape en idé om til et ryddig og vellykket resultat.

NB: i neste artikkel kommer jeg med tips om å holde et godt foredrag, så dette henger sammen.  

speaker at conference– Du er en mann som har holdt mange foredrag og du har selv arrangert flere konferanser. Jeg vil høre om din erfaring som foredragsholder og arrangør, og jeg vil gjerne vite mer om den nye konferansen du jobber med som arrangeres i høst – Mobile Era, som handler om utvikling av mobile løsninger.

– Hvordan ble du fra foredragsholder for en konferansearrangør?
– Første gangen jeg holdt foredrag var for 15 år siden på JavaZone. En konferanse for Java-utviklere i Oslo. Siden da har jeg holdt foredrag på JavaZone hvert år. Jeg har holdt foredrag på en rekke andre nordiske og østeuropeiske IT-konferanser: Booster i Bergen, Skandep i Sverige, Build Stuff i Litauen, Extreme Programming Days i Ukraina, Developer Days i Sri Lanka, Agile India i Bangalore, Agile Prague i Tsjekkia, Agile 2015 i USA; Norwegian Developer Conference (NDC), Software Konferansen for Dataforeningen, på Smidigkonferansen med mer.

Johannes Brodwall on stage
På JavaZone 2016 fikk Johannes dette: “I spoke at JavaZone for 16 years. And all I got was this shitty poster.”

Jeg har også holdt mange kurs og workshops. For en deltager skjer mesteparten av læringen når man gjør praktiske ting. På et arkitekturkurs med meg lager deltagere et system, utformer en visjon, definerer brukere og gjør andre spennende og praktiske ting.

Etter at jeg har vært på flere konferanser fant jeg ut at det hadde vært spennende å arrangere en konferanse selv. På Booster-konferansen i Bergen jeg fikk være med i programkomiteen i noen år. I 2007 startet jeg opp en konferanse på eget initiativ sammen med en håndfull andre mennesker – Smidigkonferansen. Jeg drev den konferansen i 4 år og så overlot jeg roret til andre som i år arrangerer konferansen for 10. gang. De har videreført mange av mine originale ideer, men har også fornyet konseptet med mange nye ideer.

Jeg har også vært med å arrangere Software-konferansen i Dataforeningen de siste tre årene. Denne konferanse har vært holdt årlig siden 90-tallet.

Smidigkonferanse 2016
Smidigkonferansen 2016, Oslo 24-25 oktober. Tema: Tverrfaglig samarbeid

– Hvordan fikk du idéen om  å starte Smidigkonferansen og hva handler den om?
– Jeg så at det var ganske mange i Norge som er interessert i nye måter å gjennomføre softwareprosjekter på. Og jeg så at det var ganske mye erfaring som fantes rundt omkring, men at folk kanskje hadde ikke gode måter å dele den erfaringen på. De initiativene som var i forskjellige organisasjoner føltes små og isolerte. Grunntanken med Smidigkonferansen er deling mellom de lokale – de som er i Norge. Hele konferansen består av lyntaler – ti minutters foredrag – og Open Space – diskusjonsgrupper. I løpet av to dagers konferanse er det 72 foredrag. Hvis du fdeltar på noe hele tiden, vil du få med deg cirka 24 foredrag i løpet av to dager – i tillegg til diskusjonsgrupper.


– Hva er bakgrunn for den nye konferansen – Mobile Era – som du arrangerer i år?
– Jeg har sett at det er veldig mange programmerere som jobber med mobil-teknologi. Det finnes to kjempestore konferanser for programmerere i Oslo – JavaZone og NDC, men ingen av dem treffer dem som jobber med mobil utvikling midt i blinken. Du kan få med deg noen foredrag om mobil-teknologi, men hvis det er hovedinteressen din, må du være heldig for å finne noe som passer å høre på hele tiden.

På den annen side ser vi at nesten alt som skjer av spennende prosjekter i dag har noe med mobilitet å gjøre. Hvis du leverer en søknad om foreldrepenger på NAV, så gjør du det antageligvis på mobilen. Hvis du skal engasjere kunder, som for eksempel på prosjektet jeg jobbet med for Møller Bil, så gjør du det via kundenes mobiltelefoner,  via en hybrid-app. Bedrifter med medarbeidere som undersøker og rapporterer informasjon fra lager, butikker eller lokaler bruker også  i økende grad skreddersydde apper.

Mange konferanser handler om mobile trender, men de fleste konferansene handler om hvor viktig det er å være mobil – som alle vet. Mens det vi er interessert i er hvordan kan man lage bedre mobil-applikasjoner, hva skal programmereren gjøre, hvordan får du til ting som synkronisering mellom servere og apper, hvordan får du pene brukergrensesnitt, hvordan lager du en app som ser bra ut både på iPhone og Android – alle disse praktiske tingene som vi bruker tid på hver eneste dag.


Konferanse

Hovedingrediensene for å lykkes med en konferanse

– Jeg har definert meg en sjekkliste med ting som skal til for å få en vellykket konferanse:

  1. Man må ha gode foredragsholdere.
  2. Man må få tak i deltagere og selge biletter.
  3. Man må ha et sted å være.
  4. Man må ha er godt forhold til sponsorer som kan hjelpe til økonomien.
  5. Man må ha en velfungerende arrangeringskomite.

 Alle fem punkter må på plass, så du må jobbe med alle disse områdene. I tillegg til de elementene som må på plass, kommer ting som det er fint å ha. Vi er opptatt å ha en konferansefest for alle deltagerne og vi er opptatt av å ha video-opptak av alle foredragene. Andre bonusting kan være en app hvor deltagere kan se program, det kan være mer program før eller etter konferansen, for eksempel workshops. Selv om vi ikke får de ekstra tilbudene til å fungere, vil konferansen være vellykket. Et knep som jeg bruker er å skille de fem essensielle tingene som jeg nevnte over fra bonustilbudene.

To spennende ting er:

  1. Organisering – hvordan få teamet til å fungere – et team som ikke  kanmøtes veldig ofte, der ikke alle har mye tid og det varierer veldig hvor mye tid de har.
  2. Økonomien– fordi siden folk gjør det på fritiden – det gjelder både Smidigkonferansen og Mobile Era – er det potensielt vår økonomisk risiko hvis vi bruker penger vi ikke har eller hvis vi ikke klarer å holde budsjettet. Det aller viktigste er å være trygg på at du ikke tar noen sjanser økonomisk. Økonomien er en av de mest spennende områdene, synes jeg.

1. Organisering av arrangørene

Organisering av arrangørene

Arrangementskomité er krevende. På de konferansene jeg har
vært med på å arrangere, har alle vært frivillige og brukt fritiden sin. Det betyr at folk noen ganger har mye tid og andre ganger lite tid. Folk får ikke betalt for å gjøre jobben og hvis de ikke følger opp, har du egentlig ikke noe å klage på som arrangør. Du er nødt til å ta det du får med glede og akseptere at noen ikke alltid har tid til å gjøre det de trodde de hadde tid til. Og det er alltid bruk for mer hjelp.

– Fortell litt om arrangørteamet til Mobile Era?
– I begynnelsen er de upålitelige. Du har en idé til en konferanse og du deler den med andre. Antageligvis får du ganske mange som synes dette er kult og som genuint har lyst til å være med og bidra. Og av dem vil du antageligvis ikke høre fra halvparten igjen. Det er ikke fordi de løy til deg eller sa noe feil, det er fordi det viste seg at de hadde dårligere tid enn de trodde de hadde eller det var kanskje ikke så spennende som de først trodde.

For oss tok det ganske lang tid å komme i gang fordi jeg var en av de folka som var upålitelige. Lillemann ble født i akkurat den tiden da vi hadde tenkt å starte konferansen og jeg ble veldig opptatt av det. På den tiden hadde vi ikke andre som hadde like mye energi som meg, og derfor sto alt stille en stund. Det første man må finne er de som faktisk har tid og så må man må sørge for å kunne støtte dem og koordinere seg med dem. Vi som er med å arrangere Mobile Era jobber ikke sammen til daglig. Alle som er med er erfarne programmerere og noen har i tillegg ekstra erfaring fra andre ting. Det er viktig å lage et faglig arrangement for det du selv brenner for.

– Hvordan fikk du folk til å respondere på ideen?
– Jeg brukte mitt nettverk og de andre som var interessert, brukte sitt nettverk. For eksempel, var en tidligere kollega av meg litt interessert i konferansen og introduserte meg for en av dem som er nå veldig aktiv – han hadde hatt tilsvarende ideer og hadde sitt nettverk av folk jeg ikke kjente, men som var virkelig interesserte. Og slik ekspanderer vi.

– Hvilke oppgaver er mest tidskrevende for en arrangør?
– De tidkrevende oppgavene for Mobile Era og for mange andre konferanser er å følge opp sponsorer og følge opp foredragsholdere. Man må sende ut opp til hundretalls e-poster og holde greie på hvem har kontaktet hvem og hva folk har svart, for å vite hvor langt vi har kommet i prosessen.

– Hvordan jobber organiseringsteamet?
– Vi må primært kommunisere elektronisk og ikke personlig, men vi møtes cirka annenhver uke for å kjenne temperturen og få tatt pulsen på ting. Til den elektroniske kommunikasjonen bruker vi Slack som chat-løsning. Slack har chat-kanaler som fungerer veldig godt til dette. Vi oppretter våre egne tema-relaterte diskusjoner. For eksempel hadde vi en separat chat-kanal for logo. Når vi fikk på plass en logo som er i bruk og som alle elsker, har vi arkivert diskusjonene og diskusjonskanalen. Logoen var selvsagt også laget frivillig – av deg da. Det er en veldig nyttig type frivillighet: Du sa du kunne bidra med logo, men at du ikke hadde tid til å bidra med noe annet. Så da logoen var laget, visste vi at vi ikke skal vente på deg til andre oppgaver. Det verste som kan skje når man arrangerer noe frivillig er at man har delegert en oppgave til noen – og så får de ikke gjort det.

Logoen til Mobile Era er designet på frivillig basis av Darija Sapozenkova-Hauge. «Da vi gikk gjennom mine logo-forslag på Slack, sa noen «I like the funky turtle». Derfra heter den funky turtle og har til og med animerte bein.
Logoen til Mobile Era er designet på frivillig basis av Darija Sapozenkova-Hauge. «Da vi gikk gjennom mine logo-forslag på Slack, sa noen «I like the funky turtle». Derfra heter den funky turtle og har til og med animerte bein.

– Det jeg synes er ganske spennende med måten vi har organisert oss på her, er at vi har en åpen Slack-community-kanal som man kan melde seg inn på fra http://mobileera.rocks. Der er det 50 personer som har meldt seg på og mange av dem vet jeg ikke hvem er. Der annonserer vi når det skjer spennende ting, som når billettsalg starter eller at vi har bruk for flere frivillige. Her sier vi også i fra når vi har fysiske statusmøter der alle er velkomne til å være med.

Vi har også en kanal for organisatorene, det vil si alle som bidrar aktivt. Her diskuterer vi viktige saker som valg av lokale eller temaspesifikke ting.

Vi har også egne kanaler for web-sidene, programmet og foredragsholderne.  Og siden vi er en forening, har vi en kanal for styret også. Fem av  organisatorene er styremedlemmer i foreningen. Og når vi skal ta beslutninger – som for eksempel undertegne kontrakten for lokalet eller godkjenne en sponsor, har vi avstemning i styrekanalen. Slik kan vi i etterkant se hvilke beslutninger vi tok og hvem som var med på dem.


2. Økonomien

Økonomien

– Økonomi/budsjett er spennende. Det aller verste som kan skje er at man taper penger. Det hadde vært tragisk for arangørene som gjør dette på frivillig basis! Men for en forening er det også problematisk hvis man tjener mye penger. Vi ønsker ikke at foreningen skal ha for store midler, for da kan du fort få folk som er mer motivert av pengene enn av arbeidet, og som har lyst til å kontrollere. For det tredje er det viktig å få mange deltagere, så billettprisen bør være laveste mulig.

– Hva er en lav billettpris per deltager?
– Lav bilettpris er den som er nærest mulig den faktiske kostnaden ved å ha en deltager. Vi deler  budsjettet i to deler: variable utgifter og faste utgifter. Grunnprinsippet mitt er at sponsorene betaler de faste utgiftene, deltagerne betaler de variable. Da vet vi at hvis vi får nok sponsorer, vil vi aldri gå i minus med konferansen, selv hvis antall deltakere blir lavere enn forventet. Og vi vil ikke gå for mye i pluss hvis antall deltakere blir høyre enn forventet.

Variabel kost per deltager: Hvis vi har en ekstra deltager,koster det oss cirka 1800 kroner ekstra. Vi må ta inn 1800 ekstra for at vi skal ikke tape penger. Det samme gjelder en foredragsholder til. Det koster oss 1800 ekstra i tillegg til direkte reiseutgifter til foredragsholderen.

Fellesutgifter for konferansen: Fellesutgifter er trykking av materiell og annen markedsføring. IT-system for å holde greie på deltagere, billettsalgs-avgift. Man må kanskje leie lokaler som man betaler fast pris for, også er det prisen for å fly inn foredragsholdere. Alt dette er faste kostnader. Får du ekstra deltagere, så blir ikke dette dyrere.

– Hvor er de store kostnadene ved å holde en konferanse?
– Dyrest er lokaler. De fleste konferanse-lokaler har dagpakkepris. Da får du lokalene, tilgang til det tekniske utstyret de har, og du får tilgang til det som er nødvendig av personell for å drive lokalene. Så får du lunsj for en fast sum per deltager – den summen ligger typisk mellom 500 og 700 kroner per deltager for én dag. For to dagers konferanse koster det cirka 1200 for lokale plus lunsj og annen servering per deltager.

På vår konferanse ønsker vi i tillegg å ha en konferansefest. Vi har satt opp budsjett på 500 per deltaker. Også må vi betale bilettavgift til dem vi kjøper bilettene fra. Totalt sett er vår selvkost cirka 1800. Så – hvis vi ikke får 1800 fra en ny deltager, må vi passe på ikke få flere deltagere. Lavere enn det kan ikke prisen gå, da taper man penger. Når vi vet hvor mye det koster å ha én deltager og hva de faste utgiftene blir, så er det ganske lett å vite om det er økonomisk trygt eller ikke.

– Hva med kostnaden for en utenlandsk foredragsholder?
– Foredragsholderen forventer å få dekket reisen til konferansen og hotell under konferansen. Ekstra dager på hotellet forventer man ikke å få dekket. Mange konferanser dekker transport til og fra flyplassen. Da jeg var på Agile Prague hadde de en sjåfør som hentet på flyplassen, men i Vilniusmåtte folk selv komme seg fra flyplassen. Det er fordi det er lett å komme seg fra flyplassen, og konferanselokalene var i nærheten av sentrum av Vilnius.

Mobile Era kommer også til å ha et hotell for foredragsholderne i nærheten av Oslo Sentralstasjon og da er det lett for dem å ta Flytoget og finne konferansehotellet selv.


– Hva må på plass juridisk når man starter en konferanse?
– Vi starter med å opprette en forening i Brønøysunnregisteret. Det er en ganske enkel affære, men begge de gangene da jeg har oprettet en konferanseforening (både for Smidig og Mobile Era), skrev vi noe i vedtektene som viste seg ikke å være korrekt, så vi fikk registreringsmeldigen tilbake fra Altinn og måtte korrigere den og sende på nytt. Det tar cirka to uker å behandle en registreringsmelding, så det tok en måned å få oprettet selskapet. Så det er det greit å sette av tid til. Og konferanse er MVA-pliktig virksomhet, så det er like greit å registrere seg for MVA med en gang.

– Hvilke foredrag kan man glede seg til på Mobile Era?
– Vi kommer til å ha 3 spor – ett som har fokus på Android-utvikling, ett for iPhone-utvikling og et for mobil web-utvikling.

Blandt forslagene til foredrag har vi: Hvordan organisere kildekoden for programmet sitt for iPhone? Hvordan sørge for at iPone-koden har høy ytelse? Hvordan man bygger web-applikasjoner med et populært rammeverk som heter Ionic? Hvordan man tester mobile applikasjoner på en praktisk måte. Det viktigste programmerere trenger å vite om mobil brukervennlighet – det foredraget er spennende for meg.

Keynote første dag vil holdes av Vitaly Friedman, mannen bak Smashing Magazine.

– Det beste med konferanser er atmosfæren, den faglige praten mellom foredagene, synes jeg….
– Stemningen er kjempeviktig. Det er jo derfor man velger å gå på en konferanse og ikke ta et kurs. Forskjellige konferanser skal ha forskjellig stemning. Når vi fant lokaler hadde vi valget mellom å få veldig profesjonelle lokaler med automatiske skillevegger og store glassvinduer eller å ha litt mer særegne og rå lokaler – vi synes det er kjempefint. Vi valgte Gamle Museet som lokaler fordi der er det mye sjarm som typiske hoteller ikke har, og mange muligheter for møteplasser mellom deltagerne.


Mobile Era Oslo 2016
Mobile Era Oslo 2016: 3-4 november. Meld deg på Mobile Era og lær om mobil utvikling!

– For å oppsummere: Hva er spesielt med Mobile Era?
– Mobile Era er ikke for alle. Men hvis jobben din primært er å jobbe med å utvikling mobile løsninger, finnes det ingen konferanser som kan gi deg et like godt program som denne. Hvis du er en mobil-utvikler vil du få med deg flere interessante foredrag her enn et annet sted.

Bilettprisen er betydelig lavere enn andre utvikler-konferanser i Oslo. Vi kommer ikke til å ha så mange spor som andre, men de sporene vi har, kommer til å være veldig bra.

Vi vil ikke ha noe om strategi eller hvordan vi skal velge riktig forretningsmodell for mobile tjenester, for da blir det bare prat. Vi vil ha konkrete ting som hvordan forbedre koden for skjermbilder, hvordan håndtere samtidige aktiviteter i appen, hvordan forbedre ytelsen og hvordan benytte sensorer for å bedre brukeropplevelsen.


Tekst: Darija Sapozenkova-Hauge. Bilde av Johannes på JavaZone av Ekaterina Orlova.  Illustrajon: Freepic. Ikoner: Flaticon av Smartline, Becris, Madebyoliver. Artikkelen publiseres også i Typografiske Meddelelser (TgM) – et fagblad utgitt av Oslo grafiske fagforening. Takk til Eva-Lill Bekkevad for korrekturlesing.


Johannes er Principal Engineer i Sopra Steria. Han er en av opphavsmennene til Smidig konferansen og lanserer Mobile Era denne høsten. Interessert i progemering? Følg Johannes på twitter: @jhannes
Johannes er Principal Engineer i Sopra Steria. Han er en av opphavsmennene til Smidig konferansen og lanserer Mobile Era denne høsten. Interessert i progemering? Følg Johannes på twitter: @jhannes
Darija Sapozenkova-Hauge, senior interaksjonsdesinger i Ciber. Blog: blog.darijasart.com
Darija Sapozenkova-Hauge, senior interaksjonsdesinger i Ciber. Blog: blog.darijasart.com

 

Suksessfaktorene for et intranettprosjekt fra digital rådgiver

Tekst: Darija S. Hauge
– Har du noen gang fått WOW-opplevelsen i et intranettprosjekt? Informanten min er stille og jeg prøver meg igjen: Kunne du nevne et intranettprosjekt som var gøy? Det er fortsatt stille og vi begynner å le sammen. Senere lurer jeg på om det er lys i enden av tunellen for intranettprosjekter og hvilke faktorer som gjør et prosjekt vellykket for brukere, kunder og gøy for de som lager det. Det er ikke så lett å finne gode eksempler på intranett på nett – intranett er nemlig bedrifters og organisasjoners interne sider. Oppdraget mitt om dagen er å lage et intranett, så jeg fikk tak i noen flinke folk i bransjen for å snakke om intranettprosjekter, brukere og nyttige funksjoner. 
Du finner de andre intervjuene her. 

Intervju 4:
Rådgiver Martin Smestad Hansen i Itera sparrer med et team av designere, utviklere og innholdsfolk når han jobber med intranettstrategi og konsepter.

Martin Smestad Hansen

– Hvilke plattformer brukes for intranett?
– Vi har god erfaring med publiseringsløsninger som Episerver, Sitecore, Enonic og Umbraco, og samhandlingsplattformer som SharePoint og IBM Connections.

– Er det kunden som bestemmer hvilken løsning det blir?
– Noen ganger har kunden bestemt seg på forhånd. Det kan være at de allerede har et teknisk miljø og at IT-avdelingen har kjøpt inn SharePoint. Men det blir å starte i feil ende. Det ideelle er å kartlegge behovene før man bestemmer seg for teknisk løsning.

– Hvilke plattformer dekker hvilke behov?
– Publiseringsløsningene jeg nevner over fungerer godt til tradisjonelle intranettoppgaver som å publisere og lese innhold. De fleste har også funksjonalitet eller tilleggsmoduler med ansatteprofiler, sosiale funksjoner, nyhetsfeed og personalisering. SharePoint er god på integrering med andre Microsoft Office-produkter, filhåndtering og strukturert samhandling i prosjektarbeid, men kommer med noen utfordringer. Det viser seg ofte at man må bruke mye tid på å skreddersy løsningen for gjøre den enkel nok til at vanlige mennesker tar den i bruk. SharePoint selges inn som en magic bullet, som skal løse alle problemer, men det er ikke sikkert virksomheten har behov for at alle skal bli SharePoint-eksperter.

– Noen gode opplevelser på prosjektfronten?
– Ja! Det blir best med en ordentlig prosess, der man kartlegger behov og sørger for forankring i hele virksomheten. Da begynner man med strategiarbeidet og finner ut hva man skal oppnå. Vi intervjuer representative brukere og finner ut hva de trenger av støtte for å gjøre jobben sin. Folk har behov for informasjon, verktøy og prosesser. Først samler vi innsikt og ideer fra et utvalg, så sender vi ut en undersøkelse til alle ansatte og ber dem hjelpe til med å prioritere hva som er viktigst.

– Hvilke faktorer ved bedriften påvirker intranett?
– Én faktor kan være størrelse. Jo større bedriften er, jo viktigere blir intranettet. Man må også ta hensyn til type virksomhet. For eksempel jobber ikke ansatte i Lemminkäinen og Mesta med pc, men ute på veien. Da er det viktig at intranettet fungerer godt på mobil og at man kan logge seg på utenfra.

– Bør man ta med all gammel informasjon over på et nytt intranett?
– Nei. Begynn på nytt og legg til innhold etter brukernes behov. Det er veldig vanlig at gamle ting aldri blir savnet.

TIPS

  • BØKER

What every intranet team should know av James Robertson.
Særlig nyttig om hvordan du kan organisere arbeidet i virksomheten din.

Essential intranets, av James Robertson. Se hva andre har gjort og bli inspirert!

Katt i treet, hvor skal jeg gå av Stein Arne Nistad. Den handler egentlig om sosiale medier, men gir ogå god innsikt i hva som kreves av åpenhet i moderne virksomheter.

  • RAPPORTER

Digital Workplace Trends fra Jane McConnell

Intranet Design Annual  fra Nielsen Norman Groups – rapport om trender og kårer de 10 beste intranettene de har vurdert hvert år:

  • ARRANGEMENTER 

I Norge har vi konferansen Intralife. Der treffer du både andre intranettansvarlige og leverandører både av rådgivning, design og tekniske løsninger.

En del konsulenthus arrangerer sine egne seminarer med fokus på intranett og samhandling. Dette gjelder blant annet Itera, E-vita og Netlife Research.

Vil du vite mer om om kommunikasjon, teknologi – og spesielt intranett? Følg Martin på Twitter @smest

Suksessfaktorene for et intranettprosjekt fra innholdsrådgiver

Tekst: Darija S. Hauge
– Har du noen gang fått WOW-opplevelsen i et intranettprosjekt? Informanten min er stille og jeg prøver meg igjen: Kunne du nevne et intranettprosjekt som var gøy? Det er fortsatt stille og vi begynner å le sammen. Senere lurer jeg på om det er lys i enden av tunellen for intranettprosjekter og hvilke faktorer som gjør et prosjekt vellykket for brukere, kunder og gøy for de som lager det. Det er ikke så lett å finne gode eksempler på intranett på nett – intranett er nemlig bedrifters og organisasjoners interne sider. Oppdraget mitt om dagen er å lage et intranett, så jeg fikk tak i noen flinke folk i bransjen for å snakke om intranettprosjekter, brukere og nyttige funksjoner. 
Du finner de andre intervjuene her. 

Intervju 3:
Audun Rundberg jobber som senior innholdsrådgiver i Netlife Research.

Audun Rundberg

– Hvilke trender ser du innen intranett?
– Det at alle ansatte bidrar med innhold har blitt en mye vanligere og viktigere del av intranettet. Det har også blitt vanligere at intranettet fungerer bra på mobil.

– Hva skal man huske når man jobber med SharePoint?
– SharePoint har utrolig mye funksjonalitet, og det er lett å tenke at du som kunde skal bruke all funksjonaliteten fordi du har betalt for den. Men først bør du finne ut hva du faktisk trenger.

– Hvilke funksjoner gir mest verdi?
– Vi har gjort undersøkelser blant norske og internasjonale selskaper og satt sammen hva 15.000 ansatte ønsker seg på intranett. Først og fremst er folk ute etter rutiner for å gjøre jobben sin, lese nyheter, finne andre ansatte og personalrutiner. Folk har som regel veldig enkle behov, og hvis du klarer å løse de enkle tingene først får du absolutt mest igjen for pengene. Alternativet er å kjøpe en avansert teknisk løsning og bruke masse tid på å finne ut hva du skal bruke den til, uten at du vet hva folk egentlig trenger. Da kan du bruke veldig mye tid på noe som viser seg å være feil.

– Hvilke suksessfaktorer finnes for et intranettprosjekt?
– De tre viktigste målene med de fleste intranettløsninger er å effektivisere prosesser, dele kunnskap og øke tilfredshet hos ansatte gjennom god internkommunikasjon. Som regel er det en kombinasjon av disse tre målene. Det er viktig å finne ut hva vil du prioritere.

– Betyr det at dere begynner med det som har høyest prioritet?
– Ja. Når du starter et prosjekt vil du finne ut hva organisasjonen syns det er viktig å oppnå med intranettet. Så går du videre og finner ut hva de ansatte trenger. Forhåpentligvis er det slik at de ansatte trenger et intranett som bidrar til å oppnå målene sine. Hvis målet ditt er å effektivisere prosesser, må du gjøre det veldig enkelt  for de ansatte å finne det de trenger for å gjøre jobben sin.

– Hva bruker ansatte intranett til?
– Personalrutiner er ofte etterspurt. Når er arbeidstiden? Har vi sommertid? Hvor mye får jeg overtidsbetalt? Kan jeg bestille overtidsmat hvis jeg sitter etter klokka 17? En måte å løse dette på er å lage en side som handler om arbeidstid og overtid, og svare på de spørsmålene som kan høres helt banale ut, i stedet for å ha dokument på dokument på dokument med arbeidsreglement. Det er ikke reglement folk er ute etter. De er ute etter konkrete svar på konkrete spørsmål.

 TIPS

Et intranett prosjekt: http://netliferesearch.com/prosjekter/lyse-intranett-2/

Martin White er en mye brukt foredragsholder innenfor søk og intranett. Han har samlet linker til blogger og konferanser som handler om intranett:
http://www.intranetfocus.com/resources/blogs
http://www.intranetfocus.com/resources/conferences

LinkedIn-gruppa for intranett har folk fra hele verden som diskuterer intranett, prosjektledelse, strategi, organisering, men også mindre spørsmål:
http://www.linkedin.com/groups/Intranet-Professionals-113656

Suksessfaktorene for et intranettprosjekt fra prosjektleder

Tekst: Darija S. Hauge
– Har du noen gang fått WOW-opplevelsen i et intranettprosjekt? Informanten min er stille og jeg prøver meg igjen: Kunne du nevne et intranettprosjekt som var gøy? Det er fortsatt stille og vi begynner å le sammen. Senere lurer jeg på om det er lys i enden av tunellen for intranettprosjekter og hvilke faktorer som gjør et prosjekt vellykket for brukere, kunder og gøy for de som lager det. Det er ikke så lett å finne gode eksempler på intranett på nett – intranett er nemlig bedrifters og organisasjoners interne sider. Oppdraget mitt om dagen er å lage et intranett, så jeg fikk tak i noen flinke folk i bransjen for å snakke om intranettprosjekter, brukere og nyttige funksjoner. 
Du finner de andre intervjuene her. 

Intervju 2:
Thomas Christoffersen jobber i Kentor som prosjektleder og arkitekt med SharePoint.

Thomas Christoffersen

– Hva er SharePoint?
– SharePoint er et rammeverk for å bygge intranett-, internett- og ekstranettløsninger og er et av de produktene Microsoft satser stort på.

– Hva er den største fordelen og den største ulempen med SharePoint?
– Den største fordelen er at du raskt kan komme opp med en løsning som har mye funksjonalitet uten at du må utvikle masse. Første leveranse går mer ut på å konfigurere og bruke det som finnes «ut-av-boksen». Siden SharePoint er et veldig stort rammeverk, så er det også en ulempe fordi det tar lang tid å sette seg inn i.

– Hvordan priser man et standard intranettprosjekt?
– Den ene delen er å implementere og få opp en første versjonen. Den andre delen er det det koster å drifte løsningen – support og vedlikehold. Ut fra min erfaring, vi utvikler løsningen fra bunnen av, kan vi implementere et enkelt intranett på to-tre hundre timer. Men ofte ønsker kunden «litt mer» enn et enkelt intranett og da ender vi ofte på 1-2 millioner.

– Har du noen suksess-historier?
– I Acando leverte vi en standard intranettpakke som legger opp til minimal utvikling. Vår oppgave ble mer å lære kunden å forstå hva pakken inneholder pluss litt konfigurasjon – og det gjør prosjektet mye enklere. Og det er gøy at man klarer å sette opp en løsning som kunden liker, til avtalt tid og pris.

– Hva tar mest tid?
– Det er ofte at kunden ikke klarer å følge opp prosjektet fordi de skal gjennomføre alle sine dagligdagse ting samtidig som de utvikler noe nytt. Det er heller ikke uvanlig at kravene endrer seg underveis og det fordyrer og forlenger ofte prosjektene.

– Har du noen tips til kunder?
– De må sette av tid og penger til brukeropplæring – det nytter ikke bare å «slenge ut» en ny løsning og forvente at alle tar den i bruk og håpe at det blir en suksess. De som er involvert i prosjektet og ledelsen må ha eierskap til det og organisasjonen må sette av den tiden som trengs.

Suksessfaktorene for et intranettprosjekt fra fagekspert

Tekst: Darija S. Hauge
– Har du noen gang fått WOW-opplevelsen i et intranettprosjekt? Informanten min er stille og jeg prøver meg igjen: Kunne du nevne et intranettprosjekt som var gøy? Det er fortsatt stille og vi begynner å le sammen. Senere lurer jeg på om det er lys i enden av tunellen for intranettprosjekter og hvilke faktorer som gjør et prosjekt vellykket for brukere, kunder og gøy for de som lager det. Det er ikke så lett å finne gode eksempler på intranett på nett – intranett er nemlig bedrifters og organisasjoners interne sider. Oppdraget mitt om dagen er å lage et intranett, så jeg fikk tak i noen flinke folk i bransjen for å snakke om intranettprosjekter, brukere og nyttige funksjoner. 
Du finner de andre intervjuene her. 

Intervju 1:
Christine Lund er leder og fagansvarlig i E-Vita med intranett som kjernevirksomhet.

Christine Lund

– Hvor lang tid tar et intranettprosjekt hos dere?
– Det kan ta alt fra 6 uker til et halvt år. Det er veldig avhengig av omfanget kunden definerer.

– Hva er blir kundene begeistret over i dag?
– Den kjente killer-appen som har vært der i mange år: Det er noe så enkelt som å få ut telefonlista på intranettet og finne ut hvor de ansatte er plassert. Vi tror veldig på å synliggjøre kjernekompetanse – å finne folk basert på hva de kan. Å gjøre intranettet  tilgjengelig på mobil skaper engasjement. Vi bruker elementer av gamification i løsningene våre for å gjøre det gøy – moduler for å la de ansatte gi hverandre tilbakemeldinger på en god måte som er synlig for andre.

– Å implementere prosesstøtte på intranett skaper verdi på bunnlinja. Du sparer tid og når du sparer tid sparer du penger. To prosesser som det er viktige å støtte med intranettet er nyansettelser og produktutvikling.

– Hvordan måler dere resultater?
– Gjennom brukertesting eller brukerundersøkelse etter prosjektet eller i epost eller intervjuer med brukere. Vi har kunder som måler pengeverdi på den måten. For eksempel har de sluttet å sende ut brevpost til sine ansatte, medlemmer eller kunder  ved å bruke våre systemer – og da sparer man faktisk penger på porto.

Hva er suksessfaktorene for et intranettprosjekt?

Tekst: Darija S. Hauge
– Har du noen gang fått WOW-opplevelsen i et intranettprosjekt? Informanten min er stille og jeg prøver meg igjen: Kunne du nevne et intranettprosjekt som var gøy? Det er fortsatt stille og vi begynner å le sammen. Senere lurer jeg på om det er lys i enden av tunellen for intranettprosjekter og hvilke faktorer som gjør et prosjekt vellykket for brukere, kunder og gøy for de som lager det.

Dette er intervjuene:

Det er ikke så lett å finne gode eksempler på intranett på nett – intranett er nemlig bedrifters og organisasjoners interne sider. Oppdraget mitt om dagen er å lage et intranett, så jeg fikk tak i noen flinke folk i bransjen for å snakke om intranettprosjekter, brukere og nyttige funksjoner. Jeg fikk bekreftet mye av det jeg har tenkt selv og lærte blant annet:

  • Det er sunt å lage et helt nytt intranett og slette det gamle; man ønsker ikke å ta med ting videre som ikke er i bruk lenger.
  • Å skape prosesstøtte for prosesser som nyansettelse og produktutvikling gir stor verdi for bedriften.
  • Det er få som skryter av et vellykket intranettprosjekt, og intranettprosjekter nevnes ikke blant store digitale suksesser.

“A great intranet is not sexy, it doesn’t do revolutionary things. It does basic things well” (Gerry McGovern)

Java-guru forteller om innovative metoder og inspirasjon

Tekst: Darija S. Hauge
Vil du bli innovativ og effektiv? TgM intervjuer noen progressive hoder for å finne ut hvilke innovative prosesser som brukes i design og softwareutvikling. Her kan du lære om prinsipper bak Agile metoder og se på prosjekt med kundens øyne. Eller bli inspirert til å innføre noen deler av metodikken i din arbeidsprosess. Du finner de andre intervjuene her.

Intervju 2:
Johannes Brodwall er Chief Scientist i Exilesoft, Norgeskjent Java-guru og grunnlegger av Smidigkonferansen.

Johannes Brodwall

Hva er Agile?
Agile (på norsk: smidig) er definert ut fra Agile Manifesto som først ble formulert i 2001. Det handler om å observere og gjøre det som er riktig nå, framfor å følge de planene og løftene man ga for et halvt år, to år eller enda lengre siden. Agile i dag er best benyttet gjennom metoden Scrum.

Hva er Scrum?
– På begynnelsen av en sprint (arbeidsperiode) samles teamet og produkteier med forretningsansvar og blir enige om hva man skal gjøre disse to ukene. I denne to-ukers perioden møtes man daglig og står gjerne rundt en felles tavle der man har alle oppgavene og koordinerer framdriften. På slutten av to-ukers sprint viser man fram det man har laget, gjerne til noen utenfor prosjektet. I tillegg har man et retrospektiv, der vi ser på arbeidsprosessen, og hvordan den kan forbedres.

– Hvordan priser man en software prosjekt?
– Når det er en fast pris som ligger til grunn for prosjektet, så er det prisen for noe. Og så langt har jeg ikke funnet et prosjekt der oppfattelsen av hva man trengte var lik mellom de som utviklet det, de som bestilte det og de som skulle bruke det. Det betyr at i utgangspunktet, når du har et fastprisprosjekt, så er det ingen som er helt sikker på hva man har blitt enig om. Og ingen som egentlig sikker på om det man har blitt enig om er nyttig. Så man starter ut i oppoverbakke. Det er vanskelig.

Jeg setter mest pris på det er å ha et prosjekt som er basert på en ressurspris i stedet for en fastpris. Det vil si at man betaler for tiden som går med. En forutsigbar måte å gjøre det på er at leverandøren tar betalt per iterasjon. På slutten av en iterasjon så vil jo da kunden se hva som har blitt produsert. Hvis kunden ikke er fornøyd med det som ikke blir produsert i løpet av en iterasjon, så bør man jo da vurdere om det skal medføre oppsigelse av kontrakten eller ikke. Jeg tror at essensielt så kommer man dit med mer kompliserte kontrakter, men med flere krumspring.

– Kan kunden smidig arbeidsmetodikk eller må vi utdanne kunden?
– I mange av disse prosjektene er faktisk kunden litt utdannet på det. Det jeg kan svare på er hva skal man gjøre i en sånn case.

Det som vi forutsetter her er at man har en innsats, en jobb som må gjøres som er så stor at ingen enkeltperson som kan ha oversikt over den. Og da blir det ikke bare “å være Agile og finne veien mens vi går”. Det som for eksempel statens pensjonskasse gjorde i sitt PERFORM prosjekt var å bruke en kontraktsmodell som heter PS2000 som er utviklet av den Norske Dataforeningen. Og de hadde to leverandører som leverte litt av funksjonaliteten hver. Og de leverte da i tre-måneders inkrementer. Slik at leverandørene fikk en kontrakt på de neste tre månedene.

Kunden og leverandøren forhandlet hva som så i den kontrakten og hvis man oppnådde så mye som man hadde forhandlet, så fikk man en bonus som leverandør, hvis man oppnådde mindre, så fikk man en straff som leverandør. Samtidig ble den ytelsen som man hadde i en tre-månedersperiode lagt til grunn for den neste tre-månedersperioden. Slik at man får en realistisk pris i det.

Man hadde de to leverandørene som hadde, la oss si, vennskapelig konkurranse mellom hverandre, så man visste i alle fall at leverandørene ble holdt til en standard.

Det er en modell som kanskje er det beste du kan klare å få til når du er i et prosjekt som investere så mye penger at du egentlig ikke kan ha kontroll på hva som skjer. Det høres ut som en veldig god modell. Men man må ha ganske mye kunnskap som kunde for å gjøre dette. I dette tilfellet hadde kunden mange heltidsansatte og konsulenter som jobbet med kontrakt og samarbeid. Og for å være ærlig, jeg tror det var en dørgende kjedelig jobb. Men jeg har ikke noe bedre alternativ.

Hvor kan man lære om Agileprosesser og Scrum?
– Stedet å starte med Scrum er egentlig den offisielle Scrum-guiden. Den finnes på Scrum.org og er blant annet oversatt til norsk. Videre er det mange gode bøker. De mest populære nye Smidig bøkene er Kanban av David Anderson og Lean Startup av Eric Ries.

Har du jobbet med desigere?
– Jeg har jobbet med noen veldig gode interaksjonsdesignere på spesielt et prosjekt jeg gjorde for Statnett. Vi hadde et team med tre designere som understøttet femten utviklere. Før utviklerne startet på en sprint, hadde designerne en workshop sammen med noen brukerrepresentanter og noen utviklingsrepresentanter. Der ble det utviklet skjermbildeskisser som utviklerne kunne ta med seg inn i neste sprint og bruke som grunnlag for jobben. Etter en sprint gjorde de brukertesting: Brukere løste oppgaver i systemet mens designerne og utviklerne passivt observerte. I rommet ved siden av så en utvikler på det hele via en videoskjerm. Utvikleren vil gjerne rope «den er der øverst i høyre hjørne! Bare klikk på knappen! Kom igjen!». For det som ser så åpenbart ut for utvikleren, når han sitter og utvikler, kan være helt usynlig for en bruker.