Tekst: Darija S. Hauge
– Har du noen gang fått WOW-opplevelsen i et intranettprosjekt? Informanten min er stille og jeg prøver meg igjen: Kunne du nevne et intranettprosjekt som var gøy? Det er fortsatt stille og vi begynner å le sammen. Senere lurer jeg på om det er lys i enden av tunellen for intranettprosjekter og hvilke faktorer som gjør et prosjekt vellykket for brukere, kunder og gøy for de som lager det. Det er ikke så lett å finne gode eksempler på intranett på nett – intranett er nemlig bedrifters og organisasjoners interne sider. Oppdraget mitt om dagen er å lage et intranett, så jeg fikk tak i noen flinke folk i bransjen for å snakke om intranettprosjekter, brukere og nyttige funksjoner. Du finner de andre intervjuene her. 

Intervju 3:
Audun Rundberg jobber som senior innholdsrådgiver i Netlife Research.

– Hvilke trender ser du innen intranett?
– Det at alle ansatte bidrar med innhold har blitt en mye vanligere og viktigere del av intranettet. Det har også blitt vanligere at intranettet fungerer bra på mobil.

– Hva skal man huske når man jobber med SharePoint?
– SharePoint har utrolig mye funksjonalitet, og det er lett å tenke at du som kunde skal bruke all funksjonaliteten fordi du har betalt for den. Men først bør du finne ut hva du faktisk trenger.

– Hvilke funksjoner gir mest verdi?
– Vi har gjort undersøkelser blant norske og internasjonale selskaper og satt sammen hva 15.000 ansatte ønsker seg på intranett. Først og fremst er folk ute etter rutiner for å gjøre jobben sin, lese nyheter, finne andre ansatte og personalrutiner. Folk har som regel veldig enkle behov, og hvis du klarer å løse de enkle tingene først får du absolutt mest igjen for pengene. Alternativet er å kjøpe en avansert teknisk løsning og bruke masse tid på å finne ut hva du skal bruke den til, uten at du vet hva folk egentlig trenger. Da kan du bruke veldig mye tid på noe som viser seg å være feil.

– Hvilke suksessfaktorer finnes for et intranettprosjekt?
– De tre viktigste målene med de fleste intranettløsninger er å effektivisere prosesser, dele kunnskap og øke tilfredshet hos ansatte gjennom god internkommunikasjon. Som regel er det en kombinasjon av disse tre målene. Det er viktig å finne ut hva vil du prioritere.

– Betyr det at dere begynner med det som har høyest prioritet?
– Ja. Når du starter et prosjekt vil du finne ut hva organisasjonen syns det er viktig å oppnå med intranettet. Så går du videre og finner ut hva de ansatte trenger. Forhåpentligvis er det slik at de ansatte trenger et intranett som bidrar til å oppnå målene sine. Hvis målet ditt er å effektivisere prosesser, må du gjøre det veldig enkelt  for de ansatte å finne det de trenger for å gjøre jobben sin.

– Hva bruker ansatte intranett til?
– Personalrutiner er ofte etterspurt. Når er arbeidstiden? Har vi sommertid? Hvor mye får jeg overtidsbetalt? Kan jeg bestille overtidsmat hvis jeg sitter etter klokka 17? En måte å løse dette på er å lage en side som handler om arbeidstid og overtid, og svare på de spørsmålene som kan høres helt banale ut, i stedet for å ha dokument på dokument på dokument med arbeidsreglement. Det er ikke reglement folk er ute etter. De er ute etter konkrete svar på konkrete spørsmål.

 TIPS

Et intranett prosjekt: http://netliferesearch.com/prosjekter/lyse-intranett-2/

Martin White er en mye brukt foredragsholder innenfor søk og intranett. Han har samlet linker til blogger og konferanser som handler om intranett:
http://www.intranetfocus.com/resources/blogs
http://www.intranetfocus.com/resources/conferences

LinkedIn-gruppa for intranett har folk fra hele verden som diskuterer intranett, prosjektledelse, strategi, organisering, men også mindre spørsmål:
http://www.linkedin.com/groups/Intranet-Professionals-113656