Tekst: Darija S. Hauge
– Har du noen gang fått WOW-opplevelsen i et intranettprosjekt? Informanten min er stille og jeg prøver meg igjen: Kunne du nevne et intranettprosjekt som var gøy? Det er fortsatt stille og vi begynner å le sammen. Senere lurer jeg på om det er lys i enden av tunellen for intranettprosjekter og hvilke faktorer som gjør et prosjekt vellykket for brukere, kunder og gøy for de som lager det. Det er ikke så lett å finne gode eksempler på intranett på nett – intranett er nemlig bedrifters og organisasjoners interne sider. Oppdraget mitt om dagen er å lage et intranett, så jeg fikk tak i noen flinke folk i bransjen for å snakke om intranettprosjekter, brukere og nyttige funksjoner. Du finner de andre intervjuene her. 

Intervju 4:
Rådgiver Martin Smestad Hansen i Itera sparrer med et team av designere, utviklere og innholdsfolk når han jobber med intranettstrategi og konsepter.

– Hvilke plattformer brukes for intranett?
– Vi har god erfaring med publiseringsløsninger som Episerver, Sitecore, Enonic og Umbraco, og samhandlingsplattformer som SharePoint og IBM Connections.

– Er det kunden som bestemmer hvilken løsning det blir?
– Noen ganger har kunden bestemt seg på forhånd. Det kan være at de allerede har et teknisk miljø og at IT-avdelingen har kjøpt inn SharePoint. Men det blir å starte i feil ende. Det ideelle er å kartlegge behovene før man bestemmer seg for teknisk løsning.

– Hvilke plattformer dekker hvilke behov?
– Publiseringsløsningene jeg nevner over fungerer godt til tradisjonelle intranettoppgaver som å publisere og lese innhold. De fleste har også funksjonalitet eller tilleggsmoduler med ansatteprofiler, sosiale funksjoner, nyhetsfeed og personalisering. SharePoint er god på integrering med andre Microsoft Office-produkter, filhåndtering og strukturert samhandling i prosjektarbeid, men kommer med noen utfordringer. Det viser seg ofte at man må bruke mye tid på å skreddersy løsningen for gjøre den enkel nok til at vanlige mennesker tar den i bruk. SharePoint selges inn som en magic bullet, som skal løse alle problemer, men det er ikke sikkert virksomheten har behov for at alle skal bli SharePoint-eksperter.

– Noen gode opplevelser på prosjektfronten?
– Ja! Det blir best med en ordentlig prosess, der man kartlegger behov og sørger for forankring i hele virksomheten. Da begynner man med strategiarbeidet og finner ut hva man skal oppnå. Vi intervjuer representative brukere og finner ut hva de trenger av støtte for å gjøre jobben sin. Folk har behov for informasjon, verktøy og prosesser. Først samler vi innsikt og ideer fra et utvalg, så sender vi ut en undersøkelse til alle ansatte og ber dem hjelpe til med å prioritere hva som er viktigst.

– Hvilke faktorer ved bedriften påvirker intranett?
– Én faktor kan være størrelse. Jo større bedriften er, jo viktigere blir intranettet. Man må også ta hensyn til type virksomhet. For eksempel jobber ikke ansatte i Lemminkäinen og Mesta med pc, men ute på veien. Da er det viktig at intranettet fungerer godt på mobil og at man kan logge seg på utenfra.

– Bør man ta med all gammel informasjon over på et nytt intranett?
– Nei. Begynn på nytt og legg til innhold etter brukernes behov. Det er veldig vanlig at gamle ting aldri blir savnet.

TIPS

• BØKER

What every intranet team should know av James Robertson.
Særlig nyttig om hvordan du kan organisere arbeidet i virksomheten din.

Essential intranets, av James Robertson. Se hva andre har gjort og bli inspirert!

Katt i treet, hvor skal jeg gå av Stein Arne Nistad. Den handler egentlig om sosiale medier, men gir ogå god innsikt i hva som kreves av åpenhet i moderne virksomheter.

• RAPPORTER

Digital Workplace Trends fra Jane McConnell

Intranet Design Annual  fra Nielsen Norman Groups – rapport om trender og kårer de 10 beste intranettene de har vurdert hvert år:

• ARRANGEMENTER 

I Norge har vi konferansen Intralife. Der treffer du både andre intranettansvarlige og leverandører både av rådgivning, design og tekniske løsninger.

En del konsulenthus arrangerer sine egne seminarer med fokus på intranett og samhandling. Dette gjelder blant annet Itera, E-vita og Netlife Research.

Vil du vite mer om om kommunikasjon, teknologi – og spesielt intranett? Følg Martin på Twitter @smest