Tekst: Darija S. Hauge
– Har du noen gang fått WOW-opplevelsen i et intranettprosjekt? Informanten min er stille og jeg prøver meg igjen: Kunne du nevne et intranettprosjekt som var gøy? Det er fortsatt stille og vi begynner å le sammen. Senere lurer jeg på om det er lys i enden av tunellen for intranettprosjekter og hvilke faktorer som gjør et prosjekt vellykket for brukere, kunder og gøy for de som lager det. Det er ikke så lett å finne gode eksempler på intranett på nett – intranett er nemlig bedrifters og organisasjoners interne sider. Oppdraget mitt om dagen er å lage et intranett, så jeg fikk tak i noen flinke folk i bransjen for å snakke om intranettprosjekter, brukere og nyttige funksjoner. Du finner de andre intervjuene her. 

Intervju 4:
Rådgiver Martin Smestad Hansen i Itera sparrer med et team av designere, utviklere og innholdsfolk når han jobber med intranettstrategi og konsepter.

– Hvilke plattformer brukes for intranett?
– Vi har god erfaring med publiseringsløsninger som Episerver, Sitecore, Enonic og Umbraco, og samhandlingsplattformer som SharePoint og IBM Connections.

– Er det kunden som bestemmer hvilken løsning det blir?
– Noen ganger har kunden bestemt seg på forhånd. Det kan være at de allerede har et teknisk miljø og at IT-avdelingen har kjøpt inn SharePoint. Men det blir å starte i feil ende. Det ideelle er å kartlegge behovene før man bestemmer seg for teknisk løsning.

– Hvilke plattformer dekker hvilke behov?
– Publiseringsløsningene jeg nevner over fungerer godt til tradisjonelle intranettoppgaver som å publisere og lese innhold. De fleste har også funksjonalitet eller tilleggsmoduler med ansatteprofiler, sosiale funksjoner, nyhetsfeed og personalisering. SharePoint er god på integrering med andre Microsoft Office-produkter, filhåndtering og strukturert samhandling i prosjektarbeid, men kommer med noen utfordringer. Det viser seg ofte at man må bruke mye tid på å skreddersy løsningen for gjøre den enkel nok til at vanlige mennesker tar den i bruk. SharePoint selges inn som en magic bullet, som skal løse alle problemer, men det er ikke sikkert virksomheten har behov for at alle skal bli SharePoint-eksperter.

– Noen gode opplevelser på prosjektfronten?
– Ja! Det blir best med en ordentlig prosess, der man kartlegger behov og sørger for forankring i hele virksomheten. Da begynner man med strategiarbeidet og finner ut hva man skal oppnå. Vi intervjuer representative brukere og finner ut hva de trenger av støtte for å gjøre jobben sin. Folk har behov for informasjon, verktøy og prosesser. Først samler vi innsikt og ideer fra et utvalg, så sender vi ut en undersøkelse til alle ansatte og ber dem hjelpe til med å prioritere hva som er viktigst.

– Hvilke faktorer ved bedriften påvirker intranett?
– Én faktor kan være størrelse. Jo større bedriften er, jo viktigere blir intranettet. Man må også ta hensyn til type virksomhet. For eksempel jobber ikke ansatte i Lemminkäinen og Mesta med pc, men ute på veien. Da er det viktig at intranettet fungerer godt på mobil og at man kan logge seg på utenfra.

– Bør man ta med all gammel informasjon over på et nytt intranett?
– Nei. Begynn på nytt og legg til innhold etter brukernes behov. Det er veldig vanlig at gamle ting aldri blir savnet.

TIPS

• BØKER

What every intranet team should know av James Robertson.
Særlig nyttig om hvordan du kan organisere arbeidet i virksomheten din.

Essential intranets, av James Robertson. Se hva andre har gjort og bli inspirert!

Katt i treet, hvor skal jeg gå av Stein Arne Nistad. Den handler egentlig om sosiale medier, men gir ogå god innsikt i hva som kreves av åpenhet i moderne virksomheter.

• RAPPORTER

Digital Workplace Trends fra Jane McConnell

Intranet Design Annual  fra Nielsen Norman Groups – rapport om trender og kårer de 10 beste intranettene de har vurdert hvert år:

• ARRANGEMENTER 

I Norge har vi konferansen Intralife. Der treffer du både andre intranettansvarlige og leverandører både av rådgivning, design og tekniske løsninger.

En del konsulenthus arrangerer sine egne seminarer med fokus på intranett og samhandling. Dette gjelder blant annet Itera, E-vita og Netlife Research.

Vil du vite mer om om kommunikasjon, teknologi – og spesielt intranett? Følg Martin på Twitter @smest

Tekst: Darija S. Hauge
– Har du noen gang fått WOW-opplevelsen i et intranettprosjekt? Informanten min er stille og jeg prøver meg igjen: Kunne du nevne et intranettprosjekt som var gøy? Det er fortsatt stille og vi begynner å le sammen. Senere lurer jeg på om det er lys i enden av tunellen for intranettprosjekter og hvilke faktorer som gjør et prosjekt vellykket for brukere, kunder og gøy for de som lager det. Det er ikke så lett å finne gode eksempler på intranett på nett – intranett er nemlig bedrifters og organisasjoners interne sider. Oppdraget mitt om dagen er å lage et intranett, så jeg fikk tak i noen flinke folk i bransjen for å snakke om intranettprosjekter, brukere og nyttige funksjoner. Du finner de andre intervjuene her. 

Intervju 3:
Audun Rundberg jobber som senior innholdsrådgiver i Netlife Research.

– Hvilke trender ser du innen intranett?
– Det at alle ansatte bidrar med innhold har blitt en mye vanligere og viktigere del av intranettet. Det har også blitt vanligere at intranettet fungerer bra på mobil.

– Hva skal man huske når man jobber med SharePoint?
– SharePoint har utrolig mye funksjonalitet, og det er lett å tenke at du som kunde skal bruke all funksjonaliteten fordi du har betalt for den. Men først bør du finne ut hva du faktisk trenger.

– Hvilke funksjoner gir mest verdi?
– Vi har gjort undersøkelser blant norske og internasjonale selskaper og satt sammen hva 15.000 ansatte ønsker seg på intranett. Først og fremst er folk ute etter rutiner for å gjøre jobben sin, lese nyheter, finne andre ansatte og personalrutiner. Folk har som regel veldig enkle behov, og hvis du klarer å løse de enkle tingene først får du absolutt mest igjen for pengene. Alternativet er å kjøpe en avansert teknisk løsning og bruke masse tid på å finne ut hva du skal bruke den til, uten at du vet hva folk egentlig trenger. Da kan du bruke veldig mye tid på noe som viser seg å være feil.

– Hvilke suksessfaktorer finnes for et intranettprosjekt?
– De tre viktigste målene med de fleste intranettløsninger er å effektivisere prosesser, dele kunnskap og øke tilfredshet hos ansatte gjennom god internkommunikasjon. Som regel er det en kombinasjon av disse tre målene. Det er viktig å finne ut hva vil du prioritere.

– Betyr det at dere begynner med det som har høyest prioritet?
– Ja. Når du starter et prosjekt vil du finne ut hva organisasjonen syns det er viktig å oppnå med intranettet. Så går du videre og finner ut hva de ansatte trenger. Forhåpentligvis er det slik at de ansatte trenger et intranett som bidrar til å oppnå målene sine. Hvis målet ditt er å effektivisere prosesser, må du gjøre det veldig enkelt  for de ansatte å finne det de trenger for å gjøre jobben sin.

– Hva bruker ansatte intranett til?
– Personalrutiner er ofte etterspurt. Når er arbeidstiden? Har vi sommertid? Hvor mye får jeg overtidsbetalt? Kan jeg bestille overtidsmat hvis jeg sitter etter klokka 17? En måte å løse dette på er å lage en side som handler om arbeidstid og overtid, og svare på de spørsmålene som kan høres helt banale ut, i stedet for å ha dokument på dokument på dokument med arbeidsreglement. Det er ikke reglement folk er ute etter. De er ute etter konkrete svar på konkrete spørsmål.

 TIPS

Et intranett prosjekt: http://netliferesearch.com/prosjekter/lyse-intranett-2/

Martin White er en mye brukt foredragsholder innenfor søk og intranett. Han har samlet linker til blogger og konferanser som handler om intranett:
http://www.intranetfocus.com/resources/blogs
http://www.intranetfocus.com/resources/conferences

LinkedIn-gruppa for intranett har folk fra hele verden som diskuterer intranett, prosjektledelse, strategi, organisering, men også mindre spørsmål:
http://www.linkedin.com/groups/Intranet-Professionals-113656

Tekst: Darija S. Hauge
– Har du noen gang fått WOW-opplevelsen i et intranettprosjekt? Informanten min er stille og jeg prøver meg igjen: Kunne du nevne et intranettprosjekt som var gøy? Det er fortsatt stille og vi begynner å le sammen. Senere lurer jeg på om det er lys i enden av tunellen for intranettprosjekter og hvilke faktorer som gjør et prosjekt vellykket for brukere, kunder og gøy for de som lager det. Det er ikke så lett å finne gode eksempler på intranett på nett – intranett er nemlig bedrifters og organisasjoners interne sider. Oppdraget mitt om dagen er å lage et intranett, så jeg fikk tak i noen flinke folk i bransjen for å snakke om intranettprosjekter, brukere og nyttige funksjoner. Du finner de andre intervjuene her. 

Intervju 2:
Thomas Christoffersen jobber i Kentor som prosjektleder og arkitekt med SharePoint.

– Hva er SharePoint?
– SharePoint er et rammeverk for å bygge intranett-, internett- og ekstranettløsninger og er et av de produktene Microsoft satser stort på.

– Hva er den største fordelen og den største ulempen med SharePoint?
– Den største fordelen er at du raskt kan komme opp med en løsning som har mye funksjonalitet uten at du må utvikle masse. Første leveranse går mer ut på å konfigurere og bruke det som finnes «ut-av-boksen». Siden SharePoint er et veldig stort rammeverk, så er det også en ulempe fordi det tar lang tid å sette seg inn i.

– Hvordan priser man et standard intranettprosjekt?
– Den ene delen er å implementere og få opp en første versjonen. Den andre delen er det det koster å drifte løsningen – support og vedlikehold. Ut fra min erfaring, vi utvikler løsningen fra bunnen av, kan vi implementere et enkelt intranett på to-tre hundre timer. Men ofte ønsker kunden «litt mer» enn et enkelt intranett og da ender vi ofte på 1-2 millioner.

– Har du noen suksess-historier?
– I Acando leverte vi en standard intranettpakke som legger opp til minimal utvikling. Vår oppgave ble mer å lære kunden å forstå hva pakken inneholder pluss litt konfigurasjon – og det gjør prosjektet mye enklere. Og det er gøy at man klarer å sette opp en løsning som kunden liker, til avtalt tid og pris.

– Hva tar mest tid?
– Det er ofte at kunden ikke klarer å følge opp prosjektet fordi de skal gjennomføre alle sine dagligdagse ting samtidig som de utvikler noe nytt. Det er heller ikke uvanlig at kravene endrer seg underveis og det fordyrer og forlenger ofte prosjektene.

– Har du noen tips til kunder?
– De må sette av tid og penger til brukeropplæring – det nytter ikke bare å «slenge ut» en ny løsning og forvente at alle tar den i bruk og håpe at det blir en suksess. De som er involvert i prosjektet og ledelsen må ha eierskap til det og organisasjonen må sette av den tiden som trengs.

Tekst: Darija S. Hauge
– Har du noen gang fått WOW-opplevelsen i et intranettprosjekt? Informanten min er stille og jeg prøver meg igjen: Kunne du nevne et intranettprosjekt som var gøy? Det er fortsatt stille og vi begynner å le sammen. Senere lurer jeg på om det er lys i enden av tunellen for intranettprosjekter og hvilke faktorer som gjør et prosjekt vellykket for brukere, kunder og gøy for de som lager det. Det er ikke så lett å finne gode eksempler på intranett på nett – intranett er nemlig bedrifters og organisasjoners interne sider. Oppdraget mitt om dagen er å lage et intranett, så jeg fikk tak i noen flinke folk i bransjen for å snakke om intranettprosjekter, brukere og nyttige funksjoner. Du finner de andre intervjuene her. 

Intervju 1:
Christine Lund er leder og fagansvarlig i E-Vita med intranett som kjernevirksomhet.

– Hvor lang tid tar et intranettprosjekt hos dere?
– Det kan ta alt fra 6 uker til et halvt år. Det er veldig avhengig av omfanget kunden definerer.

– Hva er blir kundene begeistret over i dag?
– Den kjente killer-appen som har vært der i mange år: Det er noe så enkelt som å få ut telefonlista på intranettet og finne ut hvor de ansatte er plassert. Vi tror veldig på å synliggjøre kjernekompetanse – å finne folk basert på hva de kan. Å gjøre intranettet  tilgjengelig på mobil skaper engasjement. Vi bruker elementer av gamification i løsningene våre for å gjøre det gøy – moduler for å la de ansatte gi hverandre tilbakemeldinger på en god måte som er synlig for andre.

– Å implementere prosesstøtte på intranett skaper verdi på bunnlinja. Du sparer tid og når du sparer tid sparer du penger. To prosesser som det er viktige å støtte med intranettet er nyansettelser og produktutvikling.

– Hvordan måler dere resultater?
– Gjennom brukertesting eller brukerundersøkelse etter prosjektet eller i epost eller intervjuer med brukere. Vi har kunder som måler pengeverdi på den måten. For eksempel har de sluttet å sende ut brevpost til sine ansatte, medlemmer eller kunder  ved å bruke våre systemer – og da sparer man faktisk penger på porto.

Tekst: Darija S. Hauge
– Har du noen gang fått WOW-opplevelsen i et intranettprosjekt? Informanten min er stille og jeg prøver meg igjen: Kunne du nevne et intranettprosjekt som var gøy? Det er fortsatt stille og vi begynner å le sammen. Senere lurer jeg på om det er lys i enden av tunellen for intranettprosjekter og hvilke faktorer som gjør et prosjekt vellykket for brukere, kunder og gøy for de som lager det.

Dette er intervjuene:

• Suksessfaktorene for et intranettprosjekt fra fagekspert 
• Suksessfaktorene for et intranettprosjekt fra prosjektleder 
• Suksessfaktorene for et intranettprosjekt fra innholdsrådgiver 
• Suksessfaktorene for et intranettprosjekt fra digital rådgiver

Det er ikke så lett å finne gode eksempler på intranett på nett – intranett er nemlig bedrifters og organisasjoners interne sider. Oppdraget mitt om dagen er å lage et intranett, så jeg fikk tak i noen flinke folk i bransjen for å snakke om intranettprosjekter, brukere og nyttige funksjoner. Jeg fikk bekreftet mye av det jeg har tenkt selv og lærte blant annet:

• Det er sunt å lage et helt nytt intranett og slette det gamle; man ønsker ikke å ta med ting videre som ikke er i bruk lenger.
• Å skape prosesstøtte for prosesser som nyansettelse og produktutvikling gir stor verdi for bedriften.
• Det er få som skryter av et vellykket intranettprosjekt, og intranettprosjekter nevnes ikke blant store digitale suksesser.

“A great intranet is not sexy, it doesn’t do revolutionary things. It does basic things well” (Gerry McGovern)