Tekst: Darija S. Hauge. Illustrasjoner: flaticon, freedesignfile

Hva er CMS (Content Management System) og hvor brukes det?

Jeg ville lære mer om publiseringsløsninger for web (Content Management Systems). Hvilke CMS-er finnes på det norske markedet, hvordan bør bedrifter velge den riktige leverandøren, og hva skal man passe på? For å få svar på disse spørsmålene snakket jeg med Kent Barwin og Martin Smestad Hansen, som har lang erfaring med digitale løsninger. Kent, The Customer, jobber med bruker- og kundeopplevelse, kommunikasjon og markedsføring, og bistår daglig kunder med valg av teknologi. Martin jobber i kommunikasjons- og teknologiselskapet Itera, som er partner med bl.a. CMS-leverandørene Enonic, EPiServer og Sitecore. I artikkelen lærer du at: 

• Det finnes både gratis Open Source-leverandører som Umbraco, WordPress, Joomla, Drupal, eZ publish, og lisensbaserte CMS-er – Sitecore, EPiServer, Adobe.  

• Du kan oppnå lignende sluttresultat med både Open Source og lisensløsninger.

• Du bør kanskje velge CMS ut ifra behovet, men også vurdere løsninger som er  bygget på en teknologi du eller ditt interne IT-miljø har kunnskap om.

– Hva er en CMS?
(Kent) – Hvis jeg skriver innholdet mitt direkte i en HTML-fil, bruker jeg ikke CMS. Men, i det øyeblikket det er et verktøy på webserveren som gjør at den teksten jeg skriver blir publisert, så kan du kalle det for CMS. Det norske navnet publiseringsløsning er litt misvisende fordi de siste ti årene har CMS-ene blitt mer og mer til platformer for å forvalte innhold og ikke i utgangspunktet å lage nettsider. Vi snakker ofte om rene webutviklingsplatformer som for eksempel Sitecore, som er en plattform for administrasjon av innhold som skal ut på web, men som også skal ut på e-post og andre steder. Det som skiller dyrere lisensløsninger fra Open Source er primært mengden av verktøy som er integrert i tillegg til det å lage rene websider. F.eks. verktøy for å personalisere innhold basert på hva brukeren gjør, eller integrerte e-handelsverktøy, eller muligheten for ferdig integrasjon med andre systemer som økonomi eller CRM.

– Hvilke type CMS løsninger brukes i Norge?
(Martin)– De tre vi jobber mest med er EPiServer, et svenskt selskap som er spesielt store i Sverige og Norge. Danske Sitecore er større på verdensbasis, men mindre i Norge og Sverige. Norske Enonic er også noe mindre. Open Source løsninger som brukes mye er WordPress, Drupal, Umbraco, Joomla, eZ Publish og en mengde andre mindre løsninger. Noen vil også ha med Microsoft SharePoint, men da er vi mer over på en samhandlingsløsning.

Du kan gruppere CMS-ene på forskjellige måter. En måte å gjøre det på er å se på hvilken teknologi  løsningen er bygget på. EPiServer, Sitecore og Umbraco er bygget på .NET(Microsoft-teknologi). WordPress, eZ Publish, Drupal og Joomla er bygget på PHP. Mens Enonic er bygget på Java. Dette kan ha noe å si når din organisasjon skal velge CMS. Hvis du har et internt IT-miljø som er bygget på en viss teknologi, så kanskje du velger en CMS som passer inn i det.

– Hva er de sterke og svake sidene til de forskjellige CMS-ene?
(Martin) – Forskjellige CMS egner seg til forskjellige ting avhengig av størrelse og kompleksitet på siden du skal produsere.  Da snakker jeg om både det du ser som nettside og organisasjonen som skal vedlikeholde innholdet. Hvis det er mange som skal jobbe sammen så trenger man funksjonalitet for det.

Høyt oppe i næringskjeden finner man plattformer som Sitecore, EPiServer og Enonic. De er, som Kevin sier, mer enn publiseringsløsninger. Drupal og eZ publish begynner også å bevege seg oppover på kartet. Også har man enklere løsninger, som Webnodes, Umbraco, Joomla og WordPress. Sistnevnte har blitt ekstremt populær som CMS, til tross for at den i utgangspunktet er en blog-plattform.

De mest omfattende systemene har ulike lisensmodeller. Disse kan tilpasses kundens behov, men du kommer raskt opp i et sekssifret beløp for førstegangskjøp. Deretter har man gjerne en lavere, årlig abonnementskostnad for løpende oppdateringer.

– Er disse systemene under kontinuerlig forbedring?
(Martin) – Ja. På Open Source-løsnigner har du gjerne mange utviklere som bidrar inn og driver utviklingen fremover. Fordi det er mange som har investert tid og kompetanse i systemet. De lisensbaserte løsningene har en mer styrt og markedsdrevet utvikling.

– Er det mye vedlikehold for CMS-løsninger? Er man helt bundet til systemet?
(Martin) – Ja, det kan du si. Det er relativt omfattende å bytte CMS-system. Men hvor stor jobb det er å oppgradere et system, varierer også fra system til system og fra versjon til versjon. Skulle du oppgradere EPiServer fra 5 til 6 så var det ganske omfattende, men nå kommer det løpende oppdateringer som gjør at det går mye greiere. Etter at et nettprosjekt er ferdig, starter en forvaltningsfase: da har man gjerne en løpende avtale, både med teknisk leverandør og CMS-leverandør.

– Kan du si noe om e-handel løsninger?
(Kent) – På det området har Open Source kommet ganske langt. Gratis plugin-en WooCommerce brukes veldig mye på WordPress. Alternativt, finnes det rene hostede shoppingløsninger som Shopify som er abonnementbasert. Det er ikke nødvendigvis så stor forskjell på sluttresultatet med lisens vs. Open Source-løsninger. Med lisensløsninger har leverandørene ansvar for at løsning fungerer. Med Open Source løsninger kjøper du tjenester eller utvidelser fra forskjellige leveandører.

– Har du vært borte i et prosjekt med mange systemer som skal integreres med hverandre og med ny CMS?
(Kent) – Oftest, spesielt i netthandel, har du et økonomisystem som holder orden på varelager og et CRM-system som holder orden på kundedata. Det er ganske dyre og komplekse systemer, så man må ta hensyn til dem og se på hvilke platformer som er brukt. Har du SAP, som består både av CRM, økonomiløsning, logistikksystem og datavarehus – ting som kan ha kostet hundre milioner – da velger du en platform som integreres lett i SAP. Ideelt sett burde man ha en slags webservice som sørger for at hvis jeg kjøper noe i webbutikken gjøres den handelen direkte i økonomisystemet, slik at økonomisystem og varelagere på nettbutikken er oppdatert samtidig. Hvis det ligger et litt gammeldags økonomisystem bak, må man ofte lage et mellomlager. Da eksporterer man med jevne mellomrom varelager, priser, varekatalog til en database, som gjerne er laget direkte i netthandelsløsningen.

– Med ny CMS: løser man problemer eller lager ekstra problemer?
(Kent) – Det er avhengig av eksisterende system. Mange CMS-er er bygget på en måtesom gjør det uproblematisk for den å forholde seg til en webservice som jobber direkte med varekatalog eller økonomisystem. I mange tilfeller må man gjøre en diger oppgradering, skrive mellomlagringene eller få webservicer på økonomisystem, CRM eller andre fagsystemer. Og det koster mest penger. Så det å lage webservice er ofte uavhengig av CMS fordi det ofte gjøres utenfor CMS (for eksempel i Java eller .NET).

– Hvordan tilpasser man CMS-systemet til bedriften?
(Kent) – Man velger en hovedleverandør, som EPiServer, Sitecore eller Umbraco.  Så skaffer man seg en pakke med plugins i tillegg. Det man har gjort de siste 3-5 årene er å bygge det vi kaller en stack, hvor man setter sammen et sett med verktøy. Da tar man WordPress, legger gjerne Boostrap (et verktøy for å styre det visuelle) på toppen og så benytter man kanskje noen ferdige biblioteker/plugins fra forskjellige leverandører. Så man bruker minst 2-3 forskjellige verktøy for å sette opp webløsningen.

– Hvilken CMS system bør man velge?
(Martin) – Analyseselskapet Gartner kommer en gang i året med en rapport som heter The magic quadrant for web content management. De analyserer CMS-er (de kaller det for WCM – web content management) og finner styrker og svakheter ved dem. Denne analysen er mest relevant for store, internasjonale enterpriseløsninger, og særlig det amerikanske markedet. Et godt råd er å ha en lokal leverandør som du kan ha fysiske møter med, og som er kjent med det norske markedet. Noen av de løsningene som er mye brukt i Norge er også anbefalt i Gartner-rapporten fra 2015. Der har du for eksempel Sitecore, EPiServer og Acquia, som leverer enterpriseløsninger og teknisk støtte på Drupal.

Skal man velge en CMS:
Velg basert på funksjonaliteten du trenger. Ikke pris, men behov. Jeg råder som regel oppdragsgiverne mine til å kjøre et forprosjekt der vi får kartlagt behovene på en grundig god måte før man velger CMS. Det kan også være at du har kompetanse på en gitt løsning, og at det derfor ikke vil lønne seg å bytte system. Velg et system som støttes av mange leverandører. Da blir du ikke låst til én leverandør. Velg også en en lokal leverandør som du har tro på.

Kent Barwin, The Customer, jobber med bruker- og kundeopplevelse, kommunikasjon og markedsføring, og bistår daglig kunder med valg av teknologi. Martin Smestad Hansen, kommunikasjons- og teknologirådgiver i Itera Gazette. Darija S. Hauge, foto: Margrete Myhrer. Darija er senior interaksjonsdesigner i IT-konsulentselskapet Ciber og fast spaltist i TgM.