Har du blitt bedt om å holde foredrag, eller vil du forbedre dine presentasjoner? Jeg har snakket med Johannes Brodwall, en erfaren foredrags/kurs- og workshopholder for å fange opp de gode tipsene. Noen av dem har jeg prøvd allerede og de var til stor hjelp. Dette ønsker jeg å dele. Vær så god, forsyn dere!

– Dine workshops og foredrag er veldig engasjerende. Jeg er også fascinert over hvordan du ledet en arkitektur-workshop på Smidig – deltakerne var veldig engasjerte og ord ble til resultat. Hva er veien til et vellykket foredrag?

– Jeg bruker samme knep bestandig: Det er tre ting man må kunne for å holde et godt foredrag.

1. Du må vite hva du vil.
2. Du må strukturere det du kan.
3. Du må øve på fremføringen.

Når du holder et foredrag er det lurt å tenke på hvem du snakker til. Hva vet de allerede om det temaet du skal snakke om?

For eksempel holdt jeg foredrag på Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI) sin digitaliseringskonferanse. Da snakket jeg til folk som er ansvarlige for å bestille offentlige prosjekter. Jeg jobber ikke med den type ting og dette er ikke folk som jeg vanligvis snakker til. Så det første jeg trengte å gjøre var å tenke over hva som er relevant for dem og hva de allerede vet om mitt tema.

For det andre måtte jeg tenke over hva de vil, hvorfor er de interessert i å høre på meg? I dette tilfellet, er mange av de som sitter i salen med på å skrive kravspesifikasjonene som til offentlige prosjekter. Selv er jeg er en av dem som leser sånne kravspesifikasjoner. Så jeg regnet med at det de tenkte at de kunne få ut av å høre på meg, var å finne ut hva de kan gjøre for å skrive kravspesifikasjoner som gir mye bedre tilbud. Det er det de vil.

Når jeg har tenkt over hvem de er og hva de ønsker, må jeg tenke hva det er jeg vil. Det jeg vil er å kunne jobbe på et mer spennende prosjekt. Så det jeg trengte å gjøre var å inspirere de som skriver kravspek, slik at de skriver spesifikasjonene på en måte som gir dem bedre tilbud og meg en artigere jobb. Det er det jeg vil.

– Hvordan skal man velge tema til et foredrag og hva er knepene for å presentere på en engasjerende måte?
– Snakk om noe du brenner for. Det er det aller viktigste. Jeg har hørt folk snakke om skruer og om trefelling, og begge foredragene var om temaer jeg aldri hadde trodd jeg ville interessere meg for. Men foredragsholderne klarte, gjennom sin interesse og dype kunnskap om temaet, å gjøre det gøy. Det er en kombinasjon av at du kan et emne veldig godt og at du forstår hva det betyr for publikum.

– Jeg skulle holde min første lyntale og hadde et spennende tema, men jeg slet med å strukturere foredraget. Du hjalp meg. Hva er skaper god struktur i et foredrag?
– Det viktigste er å vite hvor mange poeng du skal snakke om. Jeg starter ofte med samme struktur for alle foredrag. Da sier jeg: Jeg skal ha 3 hovedpoeng og så skal jeg ha 3 eksempler eller historier under hvert hovedpoeng. Jeg kaller det for 3 ganger 3-struktur. I det foredraget jeg nevnte som eksempel – digitaliseringskonferansen – sa jeg: Jeg skal fortelle om 3 eksempler på prosjekter som var motiverende, og så vil jeg fortelle om 3 eksempler på kravspek jeg har jobbet med, som var frustrerende. Til slutt vil jeg komme med 3 forutsetninger som jeg tror må være tilstede for å lage et vellykket prosjekt.

En av de største fordelene å ha med den planen er at det blir enklere å huske sitt eget foredrag. Du vet hvor du er til enhver tid, og det er ganske lett å lede publikum gjennom foredraget.

– Har du gode tips til slides?
– Jeg starter med å lage 3 hoved-slider og 3 under-slider som liksom er overskriftene på foredraget. Noen ganger er de 1 slide per underpunkt, andre ganger lager jeg kanskje flere slides som tilhører ett punkt, for eksempel hvis jeg vil bruke mange bilder for å illustrere en historie. Men det viktigste er at det ikke er noen vits i å jobbe med slidene før du har strukturen på plass på papir eller i ditt hode. Etterhvert, når du vil justere på strukturen i foredraget ditt, er det ganske klønete å gjøre det, hvis du allerede har laget mange slides. Så start med å teste strukturen før du skriver slides.

– Hvordan bør man øve til foredraget?
– Gjennom at du holder foredraget for babyen din, hunden din eller veggen din – det er gjennom øvelse foredraget ditt tar steget fra å være ok til å bli veldig bra. Det er viktig å trene tidlig og å trene høyt. Når jeg sier trene tidlig, mener jeg allerede når du har skrevet de 3 hovedpunktene og 3 underpunktene dine på papir. Du bør fremføre foredraget ditt allerede da, før du har laget noen slider. Du kan late som du har slidene klar. For eksempel, si høyt: «Hvis dere ser på denne sliden, så ser dere hvilke regneark vi måtte forholde oss til i dette tilbudet», da vet du plutselig allerede at det er en slide du trenger å lage.

Hvis du bruker slider, vær forberedt på teknikken. Det er tre situasjoner du kan havne i: Du kan komme til et sted der du må gi fra deg slidene dine og så får du en fjernkontroll – da er alt på andre siden av fjernkontrollen kontrollert av noen andre, og det kan hende at du får et annet visningsbilde enn du er vant til. Du må trene på å holde foredraget ditt på den måten.

Så kan det være at du har en fjernkontroll selv. Da må du trene på å bruke den. For eksempel kan du bruke mobilen din som peker, jeg bruker en app som heter Office Remote, som lar meg kontrollere slidene og se et preview-bilde på mobilen. Det er ganske praktisk, men første gang jeg brukte det, klarte jeg ikke å få koblet den opp mot pc-en og det litt dumt hvis du står på scenen og tukler med det. Den appen kan du dessuten bare bruke hvis du bruker din egen pc når du holder foredrag.

Den siste situasjon du må være forberedt på, er at du ikke har noen fjernkontroll, at du må trykke på tastatur eller mus selv. Da må man ofte lene seg over bordet og trykke på mellomromstasten. Det er mulig å gjøre det uten at det blir for distraherende, men du bør trene på det på forhånd og du bør vurdere om du bør skaffe deg en fjernkontroll.

Og så har du noen av de vanligste feilene med slider: Lyd er ikke med, eller slidene går i feil rytme, osv. Test ut alt på forhånd. Hvis du skal holde foredrag på andres utstyr, må du teste slidene på det utstyret før du skal holde foredraget, særlig må du teste lyden.

Hvis det er en konferanse, prøv å komme til foredragssalen før foredragene begynner om morgenen, eller i hvertfall i begynnelsen av pausen før ditt eget foredrag, og sjekk at lyden funker og at den er justert til riktig nivå. Denne feilen er lett å unngå, men det er mange som ikke gjøre det.

– Kort oppsummert: Slik forbereder man seg til et foredrag?
– Når jeg skal holde et foredrag, så tenker jeg på hvem jeg skal snakke til, hva de kan om temaet, og hva det er jeg ønsker at de skal høre basert på temaet. Så strukturer jeg 3 hovedpunkter og 3 underpunkter utfra det.

Før jeg skriver slidene, prøver jeg å holde foredraget. Da høres det ut som dette: «Hei, jeg heter Johannes og i dag så skal jeg snakke til dere om …, jeg tror at dere alle sammen har noe erfaring med ‘tema’, men dere er her fordi dere ønsker å vite ‘noe mer spesifikt’. Og for å oppnå det har jeg tenkt å dekke 3 områder: For det første har jeg tenkt å gi 3 eksempler hvordan det kan gå bra, for det andre har jeg tenkt å gi 3 eksempler på hvordan det kan gå dårlig, og for det tredje har jeg tenkt å gi 3 eksempler på hva man kan gjøre for å forbedre situasjonen.

La oss starte med hvordan det går bra: For det første, …. for det andre… for det tredje… Men noen ganger går det riktig ille: 1… 2… 3.. Og hvordan vi kommer fra det som er ille til det som er bra? 1… 2… 3…

Jeg håper at gjennom dette foredraget har dere lært litt mer om ‘det dere ønsket å lære’. Og når dere går hjem etter foredraget vil jeg at dere husker på ‘noe’ og ‘gjøre noe konkret’ slik at deres liv og livet til de rundt dere, blir bedre. Tusen takk for meg.»

Slik kan man holde foredrag nesten uten innhold, he he.

– Fortell om foredragskaraoke-øvelser…
– Da jeg var på Agile 2013 i Nashville, Tennessee i USA, hadde de noe som de kalte for foredragskaraoke. De hadde samlet slides som det ikke var så mye tekst på fra ulike foredrag, satt dem i tilfeldig rekkefølge og lagt til en timer som går til nest slide etter 15 sekunder. Så kunne de som torde, holde et karaokeforedrag. Det var 210 slides og publikum valgte et nummer mellom 1 og 210. Vi måtte gå til den sliden publikum hadde valgt. Så måtte foredragsholderen trekke en lapp fra en bolle hvor det sto et tema. Jeg fikk for eksempel temaet – sko. Så starter vi slidene, og da er det bare sette i gang. Den første sliden jeg fikk se da jeg skulle snakke om sko, var av noen folk i en båt. Da måtte jeg tenke meg litt om, så sa jeg «Hva er aller viktigste når du velger sko? Det er at de har riktig størrelse. Noen ganger føles det som om man svømmer i skoene sine… Den andre viktige tingen du må tenke over når du velger sko er…» og så kommer vi til en ny slide hvor det sto ordet ‘management’. Da sa jeg: «du må ha system på skoene dine – hvilke sko må du kjøpe nå, hvilke sko har du allerede, og hvilke sko trenger du i fremtiden». Så jeg brukte knepet: «for det første, for det andre, for det tredje». Så kommer vi til neste slide, og jeg tror det var bilde av noen palmer. Da sa jeg bare at: «Jeg tror denne sliden snakker for seg selv.» (Det gjorde den på ingen måte!). En slik setning kan faktisk fungere på noen presentasjoner, fordi noen ganger kan du ha et sitat eller et bilde som forteller historien bedre enn ord. «Takk for meg og lykke til!»

Tekst: Darija Sapozenkova-Hauge. Foto: privat. Illustrajon: Freepic.Artikkelen publiseres også i Typografiske Meddelelser (TgM) – et fagblad utgitt av Oslo grafiske fagforening. Takk til Eva-Lill Bekkevad og Kristin Mulleng Sezerfor korrekturlesing.