Jeg er heldig som enkelt kan få tak i Johannes Brodwall for å bli inspirert – og alltid lære mye nyttig. Johannes kickstarter en ny konferanse denne høsten og jeg vil snakke om akkurat det – hvordan starter man en konferanse; hvordan skape en idé om til et ryddig og vellykket resultat.

NB: i neste artikkel kommer jeg med tips om å holde et godt foredrag, så dette henger sammen.  

– Du er en mann som har holdt mange foredrag og du har selv arrangert flere konferanser. Jeg vil høre om din erfaring som foredragsholder og arrangør, og jeg vil gjerne vite mer om den nye konferansen du jobber med som arrangeres i høst – Mobile Era, som handler om utvikling av mobile løsninger.

– Hvordan ble du fra foredragsholder for en konferansearrangør?
– Første gangen jeg holdt foredrag var for 15 år siden på JavaZone. En konferanse for Java-utviklere i Oslo. Siden da har jeg holdt foredrag på JavaZone hvert år. Jeg har holdt foredrag på en rekke andre nordiske og østeuropeiske IT-konferanser: Booster i Bergen, Skandep i Sverige, Build Stuff i Litauen, Extreme Programming Days i Ukraina, Developer Days i Sri Lanka, Agile India i Bangalore, Agile Prague i Tsjekkia, Agile 2015 i USA; Norwegian Developer Conference (NDC), Software Konferansen for Dataforeningen, på Smidigkonferansen med mer.

Jeg har også holdt mange kurs og workshops. For en deltager skjer mesteparten av læringen når man gjør praktiske ting. På et arkitekturkurs med meg lager deltagere et system, utformer en visjon, definerer brukere og gjør andre spennende og praktiske ting.

Etter at jeg har vært på flere konferanser fant jeg ut at det hadde vært spennende å arrangere en konferanse selv. På Booster-konferansen i Bergen jeg fikk være med i programkomiteen i noen år. I 2007 startet jeg opp en konferanse på eget initiativ sammen med en håndfull andre mennesker – Smidigkonferansen. Jeg drev den konferansen i 4 år og så overlot jeg roret til andre som i år arrangerer konferansen for 10. gang. De har videreført mange av mine originale ideer, men har også fornyet konseptet med mange nye ideer.

Jeg har også vært med å arrangere Software-konferansen i Dataforeningen de siste tre årene. Denne konferanse har vært holdt årlig siden 90-tallet.

– Hvordan fikk du idéen om  å starte Smidigkonferansen og hva handler den om?
– Jeg så at det var ganske mange i Norge som er interessert i nye måter å gjennomføre softwareprosjekter på. Og jeg så at det var ganske mye erfaring som fantes rundt omkring, men at folk kanskje hadde ikke gode måter å dele den erfaringen på. De initiativene som var i forskjellige organisasjoner føltes små og isolerte. Grunntanken med Smidigkonferansen er deling mellom de lokale – de som er i Norge. Hele konferansen består av lyntaler – ti minutters foredrag – og Open Space – diskusjonsgrupper. I løpet av to dagers konferanse er det 72 foredrag. Hvis du fdeltar på noe hele tiden, vil du få med deg cirka 24 foredrag i løpet av to dager – i tillegg til diskusjonsgrupper.

– Hva er bakgrunn for den nye konferansen – Mobile Era – som du arrangerer i år?
– Jeg har sett at det er veldig mange programmerere som jobber med mobil-teknologi. Det finnes to kjempestore konferanser for programmerere i Oslo – JavaZone og NDC, men ingen av dem treffer dem som jobber med mobil utvikling midt i blinken. Du kan få med deg noen foredrag om mobil-teknologi, men hvis det er hovedinteressen din, må du være heldig for å finne noe som passer å høre på hele tiden.

På den annen side ser vi at nesten alt som skjer av spennende prosjekter i dag har noe med mobilitet å gjøre. Hvis du leverer en søknad om foreldrepenger på NAV, så gjør du det antageligvis på mobilen. Hvis du skal engasjere kunder, som for eksempel på prosjektet jeg jobbet med for Møller Bil, så gjør du det via kundenes mobiltelefoner,  via en hybrid-app. Bedrifter med medarbeidere som undersøker og rapporterer informasjon fra lager, butikker eller lokaler bruker også  i økende grad skreddersydde apper.

Mange konferanser handler om mobile trender, men de fleste konferansene handler om hvor viktig det er å være mobil – som alle vet. Mens det vi er interessert i er hvordan kan man lage bedre mobil-applikasjoner, hva skal programmereren gjøre, hvordan får du til ting som synkronisering mellom servere og apper, hvordan får du pene brukergrensesnitt, hvordan lager du en app som ser bra ut både på iPhone og Android – alle disse praktiske tingene som vi bruker tid på hver eneste dag.

Hovedingrediensene for å lykkes med en konferanse

– Jeg har definert meg en sjekkliste med ting som skal til for å få en vellykket konferanse:

1. Man må ha gode foredragsholdere.
2. Man må få tak i deltagere og selge biletter.
3. Man må ha et sted å være.
4. Man må ha er godt forhold til sponsorer som kan hjelpe til økonomien.
5. Man må ha en velfungerende arrangeringskomite.

 Alle fem punkter må på plass, så du må jobbe med alle disse områdene. I tillegg til de elementene som må på plass, kommer ting som det er fint å ha. Vi er opptatt å ha en konferansefest for alle deltagerne og vi er opptatt av å ha video-opptak av alle foredragene. Andre bonusting kan være en app hvor deltagere kan se program, det kan være mer program før eller etter konferansen, for eksempel workshops. Selv om vi ikke får de ekstra tilbudene til å fungere, vil konferansen være vellykket. Et knep som jeg bruker er å skille de fem essensielle tingene som jeg nevnte over fra bonustilbudene.

To spennende ting er:

1. Organisering – hvordan få teamet til å fungere – et team som ikke  kanmøtes veldig ofte, der ikke alle har mye tid og det varierer veldig hvor mye tid de har.
2. Økonomien– fordi siden folk gjør det på fritiden – det gjelder både Smidigkonferansen og Mobile Era – er det potensielt vår økonomisk risiko hvis vi bruker penger vi ikke har eller hvis vi ikke klarer å holde budsjettet. Det aller viktigste er å være trygg på at du ikke tar noen sjanser økonomisk. Økonomien er en av de mest spennende områdene, synes jeg.

1. Organisering av arrangørene

– Arrangementskomité er krevende. På de konferansene jeg har
vært med på å arrangere, har alle vært frivillige og brukt fritiden sin. Det betyr at folk noen ganger har mye tid og andre ganger lite tid. Folk får ikke betalt for å gjøre jobben og hvis de ikke følger opp, har du egentlig ikke noe å klage på som arrangør. Du er nødt til å ta det du får med glede og akseptere at noen ikke alltid har tid til å gjøre det de trodde de hadde tid til. Og det er alltid bruk for mer hjelp.

– Fortell litt om arrangørteamet til Mobile Era?
– I begynnelsen er de upålitelige. Du har en idé til en konferanse og du deler den med andre. Antageligvis får du ganske mange som synes dette er kult og som genuint har lyst til å være med og bidra. Og av dem vil du antageligvis ikke høre fra halvparten igjen. Det er ikke fordi de løy til deg eller sa noe feil, det er fordi det viste seg at de hadde dårligere tid enn de trodde de hadde eller det var kanskje ikke så spennende som de først trodde.

For oss tok det ganske lang tid å komme i gang fordi jeg var en av de folka som var upålitelige. Lillemann ble født i akkurat den tiden da vi hadde tenkt å starte konferansen og jeg ble veldig opptatt av det. På den tiden hadde vi ikke andre som hadde like mye energi som meg, og derfor sto alt stille en stund. Det første man må finne er de som faktisk har tid og så må man må sørge for å kunne støtte dem og koordinere seg med dem. Vi som er med å arrangere Mobile Era jobber ikke sammen til daglig. Alle som er med er erfarne programmerere og noen har i tillegg ekstra erfaring fra andre ting. Det er viktig å lage et faglig arrangement for det du selv brenner for.

– Hvordan fikk du folk til å respondere på ideen?
– Jeg brukte mitt nettverk og de andre som var interessert, brukte sitt nettverk. For eksempel, var en tidligere kollega av meg litt interessert i konferansen og introduserte meg for en av dem som er nå veldig aktiv – han hadde hatt tilsvarende ideer og hadde sitt nettverk av folk jeg ikke kjente, men som var virkelig interesserte. Og slik ekspanderer vi.

– Hvilke oppgaver er mest tidskrevende for en arrangør?
– De tidkrevende oppgavene for Mobile Era og for mange andre konferanser er å følge opp sponsorer og følge opp foredragsholdere. Man må sende ut opp til hundretalls e-poster og holde greie på hvem har kontaktet hvem og hva folk har svart, for å vite hvor langt vi har kommet i prosessen.

– Hvordan jobber organiseringsteamet?
– Vi må primært kommunisere elektronisk og ikke personlig, men vi møtes cirka annenhver uke for å kjenne temperturen og få tatt pulsen på ting. Til den elektroniske kommunikasjonen bruker vi Slack som chat-løsning. Slack har chat-kanaler som fungerer veldig godt til dette. Vi oppretter våre egne tema-relaterte diskusjoner. For eksempel hadde vi en separat chat-kanal for logo. Når vi fikk på plass en logo som er i bruk og som alle elsker, har vi arkivert diskusjonene og diskusjonskanalen. Logoen var selvsagt også laget frivillig – av deg da. Det er en veldig nyttig type frivillighet: Du sa du kunne bidra med logo, men at du ikke hadde tid til å bidra med noe annet. Så da logoen var laget, visste vi at vi ikke skal vente på deg til andre oppgaver. Det verste som kan skje når man arrangerer noe frivillig er at man har delegert en oppgave til noen – og så får de ikke gjort det.

– Det jeg synes er ganske spennende med måten vi har organisert oss på her, er at vi har en åpen Slack-community-kanal som man kan melde seg inn på fra http://mobileera.rocks. Der er det 50 personer som har meldt seg på og mange av dem vet jeg ikke hvem er. Der annonserer vi når det skjer spennende ting, som når billettsalg starter eller at vi har bruk for flere frivillige. Her sier vi også i fra når vi har fysiske statusmøter der alle er velkomne til å være med.

Vi har også en kanal for organisatorene, det vil si alle som bidrar aktivt. Her diskuterer vi viktige saker som valg av lokale eller temaspesifikke ting.

Vi har også egne kanaler for web-sidene, programmet og foredragsholderne.  Og siden vi er en forening, har vi en kanal for styret også. Fem av  organisatorene er styremedlemmer i foreningen. Og når vi skal ta beslutninger – som for eksempel undertegne kontrakten for lokalet eller godkjenne en sponsor, har vi avstemning i styrekanalen. Slik kan vi i etterkant se hvilke beslutninger vi tok og hvem som var med på dem.

2. Økonomien

– Økonomi/budsjett er spennende. Det aller verste som kan skje er at man taper penger. Det hadde vært tragisk for arangørene som gjør dette på frivillig basis! Men for en forening er det også problematisk hvis man tjener mye penger. Vi ønsker ikke at foreningen skal ha for store midler, for da kan du fort få folk som er mer motivert av pengene enn av arbeidet, og som har lyst til å kontrollere. For det tredje er det viktig å få mange deltagere, så billettprisen bør være laveste mulig.

– Hva er en lav billettpris per deltager?
– Lav bilettpris er den som er nærest mulig den faktiske kostnaden ved å ha en deltager. Vi deler  budsjettet i to deler: variable utgifter og faste utgifter. Grunnprinsippet mitt er at sponsorene betaler de faste utgiftene, deltagerne betaler de variable. Da vet vi at hvis vi får nok sponsorer, vil vi aldri gå i minus med konferansen, selv hvis antall deltakere blir lavere enn forventet. Og vi vil ikke gå for mye i pluss hvis antall deltakere blir høyre enn forventet.

Variabel kost per deltager: Hvis vi har en ekstra deltager,koster det oss cirka 1800 kroner ekstra. Vi må ta inn 1800 ekstra for at vi skal ikke tape penger. Det samme gjelder en foredragsholder til. Det koster oss 1800 ekstra i tillegg til direkte reiseutgifter til foredragsholderen.

Fellesutgifter for konferansen: Fellesutgifter er trykking av materiell og annen markedsføring. IT-system for å holde greie på deltagere, billettsalgs-avgift. Man må kanskje leie lokaler som man betaler fast pris for, også er det prisen for å fly inn foredragsholdere. Alt dette er faste kostnader. Får du ekstra deltagere, så blir ikke dette dyrere.

– Hvor er de store kostnadene ved å holde en konferanse?
– Dyrest er lokaler. De fleste konferanse-lokaler har dagpakkepris. Da får du lokalene, tilgang til det tekniske utstyret de har, og du får tilgang til det som er nødvendig av personell for å drive lokalene. Så får du lunsj for en fast sum per deltager – den summen ligger typisk mellom 500 og 700 kroner per deltager for én dag. For to dagers konferanse koster det cirka 1200 for lokale plus lunsj og annen servering per deltager.

På vår konferanse ønsker vi i tillegg å ha en konferansefest. Vi har satt opp budsjett på 500 per deltaker. Også må vi betale bilettavgift til dem vi kjøper bilettene fra. Totalt sett er vår selvkost cirka 1800. Så – hvis vi ikke får 1800 fra en ny deltager, må vi passe på ikke få flere deltagere. Lavere enn det kan ikke prisen gå, da taper man penger. Når vi vet hvor mye det koster å ha én deltager og hva de faste utgiftene blir, så er det ganske lett å vite om det er økonomisk trygt eller ikke.

– Hva med kostnaden for en utenlandsk foredragsholder?
– Foredragsholderen forventer å få dekket reisen til konferansen og hotell under konferansen. Ekstra dager på hotellet forventer man ikke å få dekket. Mange konferanser dekker transport til og fra flyplassen. Da jeg var på Agile Prague hadde de en sjåfør som hentet på flyplassen, men i Vilniusmåtte folk selv komme seg fra flyplassen. Det er fordi det er lett å komme seg fra flyplassen, og konferanselokalene var i nærheten av sentrum av Vilnius.

Mobile Era kommer også til å ha et hotell for foredragsholderne i nærheten av Oslo Sentralstasjon og da er det lett for dem å ta Flytoget og finne konferansehotellet selv.

– Hva må på plass juridisk når man starter en konferanse?
– Vi starter med å opprette en forening i Brønøysunnregisteret. Det er en ganske enkel affære, men begge de gangene da jeg har oprettet en konferanseforening (både for Smidig og Mobile Era), skrev vi noe i vedtektene som viste seg ikke å være korrekt, så vi fikk registreringsmeldigen tilbake fra Altinn og måtte korrigere den og sende på nytt. Det tar cirka to uker å behandle en registreringsmelding, så det tok en måned å få oprettet selskapet. Så det er det greit å sette av tid til. Og konferanse er MVA-pliktig virksomhet, så det er like greit å registrere seg for MVA med en gang.

– Hvilke foredrag kan man glede seg til på Mobile Era?
– Vi kommer til å ha 3 spor – ett som har fokus på Android-utvikling, ett for iPhone-utvikling og et for mobil web-utvikling.

Blandt forslagene til foredrag har vi: Hvordan organisere kildekoden for programmet sitt for iPhone? Hvordan sørge for at iPone-koden har høy ytelse? Hvordan man bygger web-applikasjoner med et populært rammeverk som heter Ionic? Hvordan man tester mobile applikasjoner på en praktisk måte. Det viktigste programmerere trenger å vite om mobil brukervennlighet – det foredraget er spennende for meg.

Keynote første dag vil holdes av Vitaly Friedman, mannen bak Smashing Magazine.

– Det beste med konferanser er atmosfæren, den faglige praten mellom foredagene, synes jeg….
– Stemningen er kjempeviktig. Det er jo derfor man velger å gå på en konferanse og ikke ta et kurs. Forskjellige konferanser skal ha forskjellig stemning. Når vi fant lokaler hadde vi valget mellom å få veldig profesjonelle lokaler med automatiske skillevegger og store glassvinduer eller å ha litt mer særegne og rå lokaler – vi synes det er kjempefint. Vi valgte Gamle Museet som lokaler fordi der er det mye sjarm som typiske hoteller ikke har, og mange muligheter for møteplasser mellom deltagerne.

– For å oppsummere: Hva er spesielt med Mobile Era?
– Mobile Era er ikke for alle. Men hvis jobben din primært er å jobbe med å utvikling mobile løsninger, finnes det ingen konferanser som kan gi deg et like godt program som denne. Hvis du er en mobil-utvikler vil du få med deg flere interessante foredrag her enn et annet sted.

Bilettprisen er betydelig lavere enn andre utvikler-konferanser i Oslo. Vi kommer ikke til å ha så mange spor som andre, men de sporene vi har, kommer til å være veldig bra.

Vi vil ikke ha noe om strategi eller hvordan vi skal velge riktig forretningsmodell for mobile tjenester, for da blir det bare prat. Vi vil ha konkrete ting som hvordan forbedre koden for skjermbilder, hvordan håndtere samtidige aktiviteter i appen, hvordan forbedre ytelsen og hvordan benytte sensorer for å bedre brukeropplevelsen.

Tekst: Darija Sapozenkova-Hauge. Bilde av Johannes på JavaZone av Ekaterina Orlova.  Illustrajon: Freepic. Ikoner: Flaticon av Smartline, Becris, Madebyoliver. Artikkelen publiseres også i Typografiske Meddelelser (TgM) – et fagblad utgitt av Oslo grafiske fagforening. Takk til Eva-Lill Bekkevad for korrekturlesing.