Hva er leader shadowing og hvordan funker det?
Jeg liker å lære og prøve nye ting. På ODAs inspirasjonsdag (ODA er Nordens ledende nettverk for kvinner i teknologibransjen) i fjor hørte jeg om noe som heter Leader shadowing (leder-skygging). Det jeg skjønte var at man følger CEO/CTO eller en annen leder i sin organisasjon og lærer å se på ting fra et lederperspektiv. Ingen jeg kjenner har gjort det før, så det var ingen å spørre. Det tok meg et halvt år å tørre å spørre administrerende direktør i selskapet jeg jobber i om å få henge med ham i en dag. Jeg sa det er en hot og nyttig greie og han sa «hvorfor ikke».
Nå har jeg «skygget» sjefen i en dag, og via eksempler på hva sjefen min gjør vil jeg dele erfaringer om
1. Hva er nyte av leader shadowing?
2. Hvordan kommer man i gang?
3. Hvordan foregår det?
Artikkelen er krydret med konkrete eksempler fra møter jeg deltok i og det jeg har lært gjennom dagen. Nå kan jeg trygt si at Leader shadowing er en ny og hot greie som alle som tør bør prøve!
1. Nyten av leader shadowing
Hva er nyten av leader shadowing for deg?
Det er litt avhengig av type og størrelse på organisasjonen du jobber i og din rolle. Velg en leder du ønsker å følge med tanke på hva du ønsker å lære. For meg var det et ønske å se på selskapet jeg jobber i fra direktørens perspektiv, å være vitne til en typisk leder-arbeidshverdag, bli kjent med sjefen på en annen måte. Det er også lov å ikke ha et så klart definert mål – det er helt OK å bare være nysgjerrig og se hva som kommer ut av det. Du kommer sikkert til å lære noe.
Hvorfor skal lederen din si ja til dette?
Lederen bør ønske å løfte ansatte, lære opp og inspirere. Og hvis opplegget ikke medfører mer arbeid for lederen, så er det vinn-vinn. Det er også nyttig for lederen å blir nærmere kjent med ansatte og deres perspektiver.
2. Det første steget
Kom i gang med «leader shadowing»
Er sjefen/lederen dyktig eller inspirerende på noen måte? Hvis ja, fortell ham eller henne om «leader shadowing» og spør om det ville vært interessant for ham/henne. Du kan bli overrasket hvor mye goodwill det er hos din administrerende direktør/teknisk direktør/avdelingsleder. Jeg tenkte på det i måneder, og så spurte jeg. Derfra tok det sekunder. Han sa «Ja, send meg tidspunkter som passer deg». Vi utvekslet et par nødvendige mailer om dato og varighet. Jeg foreslo å bruke en dag på dette.
Når det gjelder valg av dato, måtte for min del dagen passe med et kundeprosjekt. (Jeg er konsulent og utleid 100 prosent hos en kunde og jobbet inn i påskeferien. Og det var kos). For sjefens del så måtte det være dager med møter som ikke er konfidensielle. Første dagen etter påske passet for oss begge, utover det visste jeg ikke hva planen til Espen var og har ikke tenkt å forstyrre ham mer enn nødvendig.
3. Hvordan foregår leader shadowing?
Inngangen og første møte
Jeg har nylig blitt vikar som teamleder og hadde en halv time med Åse – en erfaren teamleder hos oss. Hun tipset meg om framgang med medarbeidersamtaler. Etter samtalen med Åse kom jeg litt forsinket til oppstarten på Leader shadowing.
Jeg visste ikke hva møtet skulle handle om. Der inne var 7 mennesker og Espen holdt på med en powerpoint-presentasjon. Han ønsket meg velkommen, presenterte meg for ukjente ansikter i rommet og sa at vi driver med en hot greie som heter leader shadowing. Så fikk jeg vite at jeg var vitne til onboarding av nye ansatte. Vi satt der fram til lunsj. Jeg fikk en oppfriskning i presentasjonen av selskapet og forventningene til en konsulent. For min del var den største verdien kommentarene og refleksjonene fra Espen rundt prosjekter/produkter og et kakediagram fra Thomas (leder for Business Consulting) som oppsummerer aktiviteter i selskapet.
Møter fortsetter
Under lunsjen lurte Espen og Thomas på hva jeg synes om onboarding- presentasjonen. Jeg håper refleksjonen min var nyttig. Videre fulgte jeg Espen til møte med Experis og Avan-representanter (søsterselskap) som handlet om alignment av interne prosesser. Det var hyggelig å hilse på folk fra andre selskaper, se deres perspektiver og lære om forskjellige tradisjoner for prosess. Jeg vet ikke helt hvor mye input som er akseptabelt fra en «skygge», men tjenestedesigneren i meg måtte får ordet når det var snakk om «ansattreiser» samtidig som det var lite av de ansattes perspektiv med i bildet.
Tips: Gjør deg komfortabel med «skygge»-rollen. Det er helt fint å være en observatør. Om du ønsker å være mer aktiv, så må det passe inn i kontekst.
Alle snakket litt om sitt. Men til slutt tegnet Espen en tabell som folk kunne relatere til. Den slags forståelse og analytisk evne kommer med erfaring. Finnes det snarveier som å lære fra andres erfaring, eller må man ta sine egne omveier, tenkte jeg i ettertid. Espen lovet å fullføre tabellen i powerpoint og jeg lurer på når han får tid til det. Dagene hans er fulle av møter.
Espen under videomøte med Trondheim mens vi prøver å koble oss opp til et online-møte med Trondheim, tipser Espen om håndtering av innboksen. Han leser mailer og markerer de som må besvares fort som «Unread». I tillegg viser han hvordan vi kan booke møterom i de nye lokalene (noe jeg hadde etterspurt fra IT-avdelingen, men ikke hadde fått svar på der). Jeg ble superglad og lagde video-bruksanvisning som jeg delte på Slack for andre som slet med det.
Espen og Kjell fra Experis i Trondheim fikk oppgave å planlegge intern samling. Videomøtet handlet om nydelig påskevær og det å finne dato for planleggingen. Litt vanskelig å si hva jeg lærte under den korte sesjonen fordi jeg drev med tester på møteromsbooking; lav lyd fra høyttalerne gjorde detaljer i møtet mindre hørbare.
Etter en pause, gikk vi til statusmøte med Daniel fra HR. Noe konfidensielt var på agendaen så jeg måtte vente litt ute først. Det var også helt greit å ta en pause fra «lederopplevelsen» og synke ned i en stol ved siden av javautvikler Alina. Hun kommenterte at det er tøft det jeg gjør nå og hun lurte på hvordan jeg kom på det.
Så ble jeg invitert tilbake til statusmøtet. Det var saker av stor variasjon HR hadde på sakslisten. Saken som var spesielt interessant for meg var rekrutteringsavtaler med eksterne byråer. Det hadde også vært interessant å se hvordan man løser spørsmål knyttet til det menneskelige. Men så klart – det må jo finnes grenser hvor langt «skyggen» kan følge med.
Espen og Daniel på bildet vekker assosiasjoner til skulpturen «The thinker» av Auguste Rodin
Beautiful exit:
Jeg måtte dra før Espen var ferdig med et konfidensielt møte og fikk ikke mulighet til å takke ham ordentlig for dagen. Det skulle jeg ha gjort. Og jeg ønsket å spørre: «Var det komfortabelt for deg å ha «skygge»? Medførte det merarbeid? Har du selv oppdaget noe nytt? Har du tips til meg?». Jeg har sendt «takkemail» til Espen med noen punkter av det jeg har lært. Espen svarte at det var hyggelig og lærerikt og vi kan gjerne gjøre dette igjen. Ja, takk, veldig gjerne, Espen!
Oppsummert:
Praktisk
- Det var lav takhøyde for å gjennomføre dette og ingen forberedelser krevdes.
- Klar kommunikasjon ved planlegging og fri dag fra egne aktiviteter anbefales.
- Man skal være modig for å spørre sjefen om slikt opplegg, men det er ikke så farlig som det ser ut.
Inspirasjon
Jeg har lært en del spennende ting, men kanskje det mest fascinerende var å observere måten leder kommuniserer på: hvordan man lytter og velger riktige ord. Det var ingen unødvendige eller forvirrende ord, det er sikkert noe som kommer med rollen og erfaringen. Merknad: småprat om for eksempel om ferier er del av kommunikasjonen.
Skygge en kollega?
Det kan være litt lotteri hva man får ut av en sesjon fra leader shadowing. Det var en kul og nyttig opplevelse for min del. Det har en verdi å sette seg inn i andres sko. Det må ikke være en sjef. Så lenge man følger en dyktig leder eller kollega, er det masse å lære!
Tekst og bilder: Darija Sapozenkova-Hauge. Bilde av skulptur: Patricio Hurtado / Pixabay / CC0 Creative Commons. Artikkelen publiseres i medlemsblad Norsk Forening for Prosjektledelse “Prosjektledelse”; også i “Typografiske Meddelelser” (TgM) – et fagblad utgitt av Oslo grafiske fagforening. Takk til Eva-Lill Bekkevad for korrekturlesing.
