Jeg har snakket med Terje Aasgaard, selger i IT-konsulentselskapet jeg jobber i for å få innsikt i hans hverdag, forstå prosjektsalg, tilbudsskriving og konsulentrollen i denne prosessen.

Jeg har blant annet lært at:

• Konsulenter som hjelper med tilbud må sette av tid – det er avgjørende for kvaliteten av tilbudet.
• Man skal løfte blikket og tenke tjenestedesign fra starten av i tilbudskriving.
• Prosjektprosessen vi bruker mest av i Ciber (Experis) er en slags hybrid av vannfall og iterativt, og det er det kundene etterspør mest av også.

– Hvordan ble du til selger av IT løsninger?
– Jeg kom rett fra NTNU med master i datateknikk og begynte i Ciber i 2010. Jeg jobbet et par år som utvikler før jeg begynte å være med og designe teknisk arkitektur. I 2014 begynte jeg å jobbe mer og mer sammen med en av de tidligere selgerne i Ciber på tilbudsskriving, hvor jeg var det tekniske alibiet. Samtidig fikk jeg en rolle som teamleder rundt sommeren 2014. Mot slutten av det året var det en stilling ledig i Salg, så jeg gikk over på fulltid i salgsavdelingen fra 2015. Derfra har jeg jobbet kun med salg og lagt det tekniske bak meg.

– Beskriv hverdagen din
– Hverdagen er variert. Hovedsakelig er det tre ting vi gjør. Det ene er sammen med avdelingsledere å få oversikt over ledige konsulenter og få satt de inn i enkeltoppdrag.

Samtidig så følger vi med på nye prosjekt og vi skal til en viss grad drive nye muligheter ute hos kunder. Da er det ofte en tidsklemme. Veldig ofte håndterer vi kommende forespørsler og er ikke så mye ute for å lage nye forespørsler ute hos kundene. De nye forespørslene er av varierende karakter, ofte er det prosjekter eller rammeavtaler. Vi jobber med forespørslene intensivt en måned, og så er det en pause, deretter fortsetter det intensivet arbeidet igjen.

Vi har også oppfølging ute hos kundene for å finne ut hvilke muligheter vi har og hvordan konsulentene har det i oppdraget. Begge deler er viktig. Vi deler disse oppgavene litt med avdelingslederne.

– Kan du nevne et par større rammeavtaler du har jobbet med?
– Den siste vi vant, som jeg var med på, var Norges Idrettsforbund. Det siste jeg jobbet med var fornyelse av avtalen med Statens Vegvesen. Da handler det om å få lov å være med de neste fire årene. Ellers så har vi holdt på med ganske mange rammeavtaler de siste årene: For eksempel Helsedirektoratet og Politiet.

– Hvordan kan vi konsulenter bistå deg i ditt arbeid?
– Spesielt i de tyngre prosjekttilbudene, så er man nødt til å ta inn ekspertise innenfor ulike fagområdene. UX har en veldig viktig rolle – å definere konseptet. Kunden er ofte kravspesifikk, og vi må vise hvordan vi er best på dette området. Da er brukerinteraksjonen og det grafiske uttrykket svært viktig for å selge inn ideen vår. Utviklerne kommer også veldig raskt inn – fordi det må være en løsning som de forstår og kan lage – de er med på å sette de tekniske rammene. Testere skal kvalitetssikre og ofte må vi ha spesialkompetanse i sikkerhetstesting. Vi må også vise hvordan vi har tenkt å brukerteste.

Som regel må vi gi en fast pris, eller i hvert fall et estimat på hvor mye dette kommer til å koste kunden. Man kan ha en del arkitektur (rammene rundt applikasjonen) for å klare å sette en pris.

– Hvor mye tid skal en konsulent bruke i bistand til tilbudskriving?
– Det spørs på tilbudet egentlig. På et tilbud jeg har jobbet med i år, så skulle vi hatt mer tid. Optimalt sett skulle jeg nok hatt i hvertfall en UXer på fulltid i et par uker hvor man tenker konsept. Man går litt fram og tilbake, i hvertfall en uke på detaljering og så involverer man utviklere. I en ideell setting så ville tilbudsprosjektet vært et lite mini prosjekt, som går fra en til fire uker ville jeg si. Ofte handler det om å generere ideer, og da hjelper det å være flere.

– Hvordan får man det til praktisk, når man jobber fulltid hos kunden?
– Har vi flaks, så har vi noen ledige konsulenter. Vi trekker også inn de mer erfarne eller som har relevant erfaring, de tar vi ut fra prosjektet i mindre omfang.

I et tilbudsarbeid, kontra rent prosjektarbeid, ønsker vi å ende opp med et dokument som beskriver ganske overordnet hva vi har tenkt å lage. Dokumentet har noe fleksibilitet, men samtidig må vi sette rammene såpass godt, slik at hvis kunden ser at det er en annen løsning som er lurere, men vi presenterer ikke det, så kan vi dokumentere at dette var veldig smart og vi anbefaler å gjøre det. Men vi kan ikke ta det innenfor det budsjettet vi har satt opp i tilbudet.

UXere er ofte sentrale på å sette mange begrensninger rent funksjonelt og utviklere er ansvarlige for å sette tekniske begrensninger når man kommer på estimatene.

Prosjekt skal alltid gjennomføres i god tid og vi må ha en effektiv gjennomføring, riktig kontrollpunkt – da kommer prosjektleder inn. Vi må være flinke til å si hvordan vi skal teste ting, og at kunden er trygg på at vi verifiserer kvaliteten. I sånne tilbud er test like viktig.

– Jeg synes det er veldig vanskelig å finne riktig balanse mellom konkretisering av konsept og pris.
– Det er kjempe vanskelig. Det er selgeren sitt ansvar i Ciber, sammen med avdelingsledelsen, å ligge på riktig nivå der. Det vi må være flinke på er å fortelle hvor vi må være konkrete og hvor vi ikke må være det.

Vi ønsker at prosjekter gjerne skal være så fleksible for endringer som mulig. Det handler mer å sette vide nok rammer til at man ikke er helt låst, og at man kan jobbe smidig. Ellers bør man ha muligheten til å fange opp hva som er utenfor estimatene våre og hva vi kan håndtere innenfor.

– Hva etterspør kunder om dagen?
– Forskjellige kunder kjøper forskjellige ting. Flytoget – der var vi alt for sent ute med å tenke tjenestedesign. Det handlet egentlig om at vi hadde for dårlig tid, og at det var midt i ferien. Vi skulle ha brukt mer tid i starten, og tenkt på hva som er viktig for Flytoget. Hvilke tjenester er viktige på nettsidene, og sette opp kundereiser for å vise kunden at vi forstår problemstillingen.

Grafisk design er ofte viktig i tilbud – det er førsteinntrykket som gjelder. Er det en nettside man ønsker å få tilbud på, så må tilbudet se flashy og fint ut, man har en forventning om pene nettsider. Derfor burde man ha brukt tid på å lage noen hi fidelity skisser, som viser hvordan vi tenker.

I tilbudene for LDIR, der vi har vunnet rammeavtalen, så er det ikke så viktig at det ser flashy ut, men at rammene er satt riktig. For eksempel hva vi bør teste og implementere av funksjonalitet for universell utforming og hvilke deler vi ikke bør gjøre for å spare penger. Er ikke rammene satt opp riktig, er det som regel vi som ender opp med å betale for det.

– Er det ofte man leverer et tilbud på ikke bare IT løsning, men også vedlikehold som kanskje er enklere å prise?
– Når det kommer til vedlikeholdet etter at man har levert den første versjonen, så er det mer basert på prosessen hvordan man fanger opp bestillingene fra kunden og hvordan man jobber sammen. Det handler om prosess å være en god partner.

– Hva er en typisk prosjektprosess hos oss?
– Vi er best på en prosess basert på prosjektstyring som heter Prince2. Vi bruker også iterative prinsipper innenfor leveransen vår. Vi kjører sprinter og vi jobber med spesifisering både upfront og detaljspesifisering gjennom prosjektet. Det er en hybrid mellom vannfall og smidig – det kundene ønsker også. De ønsker å ha noe forutsigbarhet i kostnadene.

Også har vi rent smidige prosjekter som Komplett, der har vi ikke tilbud på forhånd. Der trengte de i utgangspunktet utviklere. Nå skal vi i gang på Landbruk med smidig avtale. Så det blir spennende å se hva forskjellen blir der.